Von DocuGenerate Ein Angebotsschreiben ist ein formelles Dokument, das ein Arbeitgeber einem Kandidaten ausstellt, der für eine Stelle ausgewählt wurde. Es enthält die Details des Stellenangebots, einschließlich der Berufsbezeichnung, des Startdatums, der Vergütung und der Leistungen. Es dient als schriftliche Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Kandidat und legt die Erwartungen an das Arbeitsverhältnis fest.
Das Angebotsschreiben ist ein wichtiger Schritt im Einstellungsprozess, da es die Beschäftigungsbedingungen darlegt und sicherstellt, dass Arbeitgeber und Kandidat auf derselben Seite sind. Es bietet dem Kandidaten außerdem die Möglichkeit, die Details des Stellenangebots zu prüfen und Fragen zu stellen oder um Klarstellung zu bitten, bevor er die Stelle annimmt.
Neben den Bedingungen des Stellenangebots kann das Schreiben auch Informationen über das Unternehmen enthalten, wie z. B. seine Mission, Werte und Kultur sowie relevante Richtlinien und Verfahren. Das Angebotsschreiben ist ein entscheidendes Dokument, das einen reibungslosen Übergang in eine neue Stelle und ein positives Arbeitsverhältnis zwischen Arbeitgeber und Mitarbeiter fördert.
Es gibt verschiedene Ressourcen zum Auffinden von Vorlagen für Angebotsschreiben:
Online-Vorlagenbibliotheken bieten kostenlose und kostenpflichtige Vorlagen für Angebotsschreiben. Diese Vorlagen lassen sich leicht anpassen und bieten eine Grundstruktur für professionell wirkende Angebotsschreiben.
HR-Websites bieten Vorlagen und Muster-Angebotsschreiben für ihre Mitglieder. Diese Vorlagen können für HR-Fachleute und Manager, die Angebotsschreiben für ihre Organisationen erstellen müssen, eine nützliche Ressource sein.
Rechtswebsites bieten Vorlagen und Anleitungen zur Erstellung von Angebotsschreiben, die den Arbeitsgesetzen entsprechen. Diese Vorlagen können besonders für kleine Unternehmen und Start-ups nützlich sein, die rechtskonforme Angebotsschreiben erstellen müssen.
Professionelle Dienstleister wie Arbeitsrechtskanzleien und HR-Beratungsunternehmen bieten Angebotsschreiben-Vorlagen als Teil ihrer Dienstleistungen an. Diese Vorlagen sind in der Regel umfassender und können Informationen zur Einhaltung der Arbeitsgesetze sowie Hinweise zur Anpassung des Schreibens an die spezifischen Bedürfnisse Ihrer Organisation enthalten.
Unabhängig von der Quelle ist es wichtig, jede Vorlage oder jedes Muster-Angebotsschreiben sorgfältig zu prüfen, bevor Sie es verwenden. Es empfiehlt sich, einen Anwalt oder HR-Fachmann zu konsultieren, um sicherzustellen, dass das Schreiben allen relevanten Arbeitsgesetzen und -vorschriften entspricht.
Für dieses Tutorial verwenden wir eine standardmäßige Angebotsschreiben-Vorlage mit einer einfachen Struktur, die Zusammenführungs-Tags wie Employee Name, Company Name, Position Title, Start Date und einige weitere enthält. Gehen Sie in Ihrem DocuGenerate-Konto zum Bereich neue Vorlage erstellen und laden Sie die Briefvorlagendatei hoch. Das Ergebnis sollte wie im Bild unten aussehen.
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie einen bestehenden Brief in eine Vorlage umwandeln, lesen Sie den vorherigen Blogartikel So Wandeln Sie eine Bestehende Rechnung in eine Vorlage Um – das Prinzip ist dasselbe.
Sobald die Vorlage eingerichtet ist, ist der nächste Schritt die Massengenerierung der Schreiben. Es gibt zwei Hauptansätze: Der erste Ansatz ist die Verwendung der Web-App zur Generierung der Schreiben über die Weboberfläche – die einfachere und direktere Option.
Der zweite, technischere Ansatz beinhaltet die Verwendung der API. Diese Methode wird typischerweise von Organisationen mit fortgeschritteneren technischen Anforderungen und dem Bedarf nach mehr Anpassung und Automatisierung verwendet. Die API ermöglicht die Integration des Angebotsschreiben-Generierungsprozesses in bestehende Systeme, was die Massengenerierung erleichtert und den Einstellungsprozess optimiert.
Für jeden Ansatz kommen die Daten für die Generierung der Schreiben aus 2 verschiedenen Quellen (einer Excel-Datei und einem JSON-Objekt), sodass sich insgesamt 4 Wege zur Generierung der Schreiben ergeben. Los geht’s!
Zunächst generieren wir die Angebotsschreiben über die Web-App mit der Excel-Datei als Datenquelle. Klicken Sie auf New document und wählen Sie dann die Option Excel or CSV file. Mehr über das Generieren von Dokumenten mit Excel-Daten erfahren Sie in diesem Artikel.
Für jede ausgewählte Zeile in der Excel-Datei wird ein PDF-Dokument aus der Vorlage generiert, indem die Zusammenführungs-Tags durch die tatsächlichen Daten ersetzt werden. Standardmäßig werden alle Zeilen der Excel-Datei zur Generierung verwendet. Sie können aber auch auswählen, welche Zeilen verwendet werden sollen, indem Sie auf sie klicken – ausgewählte Zeilen werden gelb hervorgehoben. Wenn Sie schnell eine Vorschau des Schreibens sehen möchten, können Sie eine Zeile auswählen, wie im folgenden Video:
Wichtig: Damit die Dokumente korrekt generiert werden, müssen die Spaltennamen in der Excel-Datei genau den Zusammenführungs-Tags der Vorlage entsprechen: Employee Name, Company Name, Position Title, Start Date usw. Sie können die generierten Schreiben herunterladen, um das Endergebnis zu sehen.
Als nächstes generieren wir die Angebotsschreiben über die Web-App mit JSON-Daten. Klicken Sie auf New document und wählen Sie dann die Option JSON data. Mehr über das Generieren von Dokumenten mit JSON erfahren Sie in diesem Artikel.
Öffnen Sie die JSON-Datei und kopieren Sie den Inhalt, oder kopieren Sie ihn direkt aus dem Textfeld unten. Wie Sie sehen, enthält der JSON-Wert das Äquivalent der Excel-Datei, aber anstelle von Zeilen haben wir eine Liste von Objekten, die die Daten darstellen. Wie bei den Spaltennamen in der Excel-Datei müssen die JSON-Schlüssel genau den Zusammenführungs-Tags der Vorlage entsprechen: Employee Name, Company Name, Position Title, Start Date usw.
[{"Employee Name":"Gerhardt Le Teve","Company Name":"Dynabox","Position Title":"Engineer III","Start Date":"5/4/2022","Manager Name":"Ripley Radin","Yearly Compensation":"$49790.29","Bonus Amount":"$3184.79","Commision Amount":"$3394.85","Stocks Number":43581,"Expiry Date":"4/29/2022","Name of Signatory":"Cally Pollak","Title of Signatory":"Analog Circuit Design manager"},
{"Employee Name":"Jobi Bertson","Company Name":"Twinte","Position Title":"Geologist II","Start Date":"4/20/2022","Manager Name":"Maxi Poge","Yearly Compensation":"$17782.46","Bonus Amount":"$4254.18","Commision Amount":"$2543.53","Stocks Number":27069,"Expiry Date":"12/18/2022","Name of Signatory":"Laurene Coldbathe","Title of Signatory":"Senior Financial Analyst"},
{"Employee Name":"Mitchell Brettel","Company Name":"Kazu","Position Title":"VP Accounting","Start Date":"4/28/2022","Manager Name":"Paolo Egerton","Yearly Compensation":"$56473.97","Bonus Amount":"$4753.14","Commision Amount":"$3355.65","Stocks Number":32523,"Expiry Date":"4/11/2022","Name of Signatory":"Laurence Glabach","Title of Signatory":"Environmental Specialist"},
{"Employee Name":"Terrye Barrs","Company Name":"Twitterwire","Position Title":"Senior Sales Associate","Start Date":"1/11/2023","Manager Name":"Deina Campana","Yearly Compensation":"$2850.24","Bonus Amount":"$6657.63","Commision Amount":"$2666.43","Stocks Number":32831,"Expiry Date":"3/26/2022","Name of Signatory":"Ginevra Stelfox","Title of Signatory":"Desktop Support Technician"},
{"Employee Name":"Orbadiah Seear","Company Name":"Zoozzy","Position Title":"Technical Writer","Start Date":"6/7/2022","Manager Name":"Filia Boutcher","Yearly Compensation":"$9147.02","Bonus Amount":"$410.52","Commision Amount":"$9620.76","Stocks Number":49604,"Expiry Date":"10/10/2022","Name of Signatory":"Tressa Lewendon","Title of Signatory":"Quality Engineer"},
{"Employee Name":"Kaja Kubek","Company Name":"Kamba","Position Title":"Software Engineer IV","Start Date":"1/7/2023","Manager Name":"Siobhan Rossi","Yearly Compensation":"$57442.88","Bonus Amount":"$4211.76","Commision Amount":"$556.41","Stocks Number":20061,"Expiry Date":"3/12/2022","Name of Signatory":"Phillipp Cromarty","Title of Signatory":"Technical Writer"},
{"Employee Name":"Sherry Slowly","Company Name":"Roodel","Position Title":"Web Designer III","Start Date":"12/7/2022","Manager Name":"Ranique Stockdale","Yearly Compensation":"$52731.84","Bonus Amount":"$454.63","Commision Amount":"$8856.27","Stocks Number":49158,"Expiry Date":"4/1/2022","Name of Signatory":"Vernen Hedaux","Title of Signatory":"Software Consultant"},
{"Employee Name":"Maje McElrea","Company Name":"Eazzy","Position Title":"Senior Quality Engineer","Start Date":"11/6/2022","Manager Name":"Mabel Alvis","Yearly Compensation":"$93416.00","Bonus Amount":"$5614.70","Commision Amount":"$1808.73","Stocks Number":23205,"Expiry Date":"5/29/2022","Name of Signatory":"Normie Mariaud","Title of Signatory":"Staff Scientist"},
{"Employee Name":"Babs Vsanelli","Company Name":"Blogtags","Position Title":"Food Chemist","Start Date":"7/9/2022","Manager Name":"Hertha Jancik","Yearly Compensation":"$94107.02","Bonus Amount":"$2421.30","Commision Amount":"$8328.46","Stocks Number":32179,"Expiry Date":"9/14/2022","Name of Signatory":"Stearn Dominec","Title of Signatory":"Marketing Assistant"},
{"Employee Name":"Justina Halbord","Company Name":"InnoZ","Position Title":"Chief Design Engineer","Start Date":"7/9/2022","Manager Name":"Tandie Goffe","Yearly Compensation":"$97200.78","Bonus Amount":"$3011.41","Commision Amount":"$9805.45","Stocks Number":33500,"Expiry Date":"6/3/2022","Name of Signatory":"Michal Paling","Title of Signatory":"Account Representative III"},
{"Employee Name":"Mark Dunstall","Company Name":"Zoonder","Position Title":"Programmer Analyst IV","Start Date":"9/26/2022","Manager Name":"Jennine Lilford","Yearly Compensation":"$73016.76","Bonus Amount":"$1984.14","Commision Amount":"$1870.99","Stocks Number":13785,"Expiry Date":"2/28/2022","Name of Signatory":"Amble Giller","Title of Signatory":"Desktop Support Technician"},
{"Employee Name":"Delmar O'Rodane","Company Name":"Trudeo","Position Title":"Human Resources Manager","Start Date":"6/5/2022","Manager Name":"Klemens Drover","Yearly Compensation":"$62596.21","Bonus Amount":"$414.20","Commision Amount":"$7814.08","Stocks Number":33729,"Expiry Date":"7/13/2022","Name of Signatory":"Shepard Skillen","Title of Signatory":"Software Engineer III"},
{"Employee Name":"Christophorus Breyt","Company Name":"Skinte","Position Title":"Structural Analysis Engineer","Start Date":"1/12/2023","Manager Name":"Cori Cattemull","Yearly Compensation":"$23244.42","Bonus Amount":"$8168.93","Commision Amount":"$3392.79","Stocks Number":37771,"Expiry Date":"7/12/2022","Name of Signatory":"Tim Bulstrode","Title of Signatory":"Nurse"},
{"Employee Name":"Ginelle Reams","Company Name":"Demizz","Position Title":"Recruiter","Start Date":"4/30/2022","Manager Name":"Bartram Whitlaw","Yearly Compensation":"$43442.37","Bonus Amount":"$1202.09","Commision Amount":"$8469.55","Stocks Number":31971,"Expiry Date":"9/14/2022","Name of Signatory":"Dusty Haisell","Title of Signatory":"Programmer Analyst III"},
{"Employee Name":"Doralynn Korlat","Company Name":"Topiclounge","Position Title":"Senior Developer","Start Date":"12/24/2022","Manager Name":"Dacy McGrath","Yearly Compensation":"$77291.56","Bonus Amount":"$9879.53","Commision Amount":"$7814.24","Stocks Number":20870,"Expiry Date":"3/30/2022","Name of Signatory":"Link Coggon","Title of Signatory":"Assistant Media Planner"},
{"Employee Name":"Aile Rist","Company Name":"Edgeclub","Position Title":"Cost Accountant","Start Date":"11/26/2022","Manager Name":"Evelin Rannald","Yearly Compensation":"$67605.67","Bonus Amount":"$8648.40","Commision Amount":"$636.04","Stocks Number":12029,"Expiry Date":"4/3/2022","Name of Signatory":"Saw Custance","Title of Signatory":"Junior Executive"},
{"Employee Name":"Ramon Fearn","Company Name":"Twiyo","Position Title":"Payment Adjustment Coordinator","Start Date":"1/17/2023","Manager Name":"Hunfredo Brinicombe","Yearly Compensation":"$96561.93","Bonus Amount":"$2201.53","Commision Amount":"$5735.85","Stocks Number":27966,"Expiry Date":"10/7/2022","Name of Signatory":"Kurt Ickovic","Title of Signatory":"Research Associate"},
{"Employee Name":"Laverna Fullalove","Company Name":"Buzzster","Position Title":"Civil Engineer","Start Date":"10/7/2022","Manager Name":"Avictor Rentalll","Yearly Compensation":"$22680.40","Bonus Amount":"$9615.83","Commision Amount":"$3511.52","Stocks Number":47127,"Expiry Date":"10/12/2022","Name of Signatory":"Moss Priden","Title of Signatory":"Community Outreach Specialist"},
{"Employee Name":"Lotte Piggford","Company Name":"Jaxbean","Position Title":"Electrical Engineer","Start Date":"2/13/2022","Manager Name":"Anjela Scone","Yearly Compensation":"$88211.64","Bonus Amount":"$2298.14","Commision Amount":"$209.56","Stocks Number":39588,"Expiry Date":"7/15/2022","Name of Signatory":"Izabel Kynaston","Title of Signatory":"Recruiting Manager"},
{"Employee Name":"Hansiain Hanmer","Company Name":"Bluejam","Position Title":"Project Manager","Start Date":"3/25/2022","Manager Name":"Nicolai Aleksich","Yearly Compensation":"$91649.01","Bonus Amount":"$3503.64","Commision Amount":"$6059.65","Stocks Number":34179,"Expiry Date":"3/10/2022","Name of Signatory":"Lukas Kenchington","Title of Signatory":"Marketing Manager"}]
Nachdem Sie die JSON-Daten kopiert haben, gehen Sie zurück zur DocuGenerate-Web-App und fügen Sie den Wert in das Feld Enter a JSON array of objects ein. Im Gegensatz zur Excel-Daten-Option ist es bei JSON nicht möglich auszuwählen, welche Elemente aus dem JSON-Array verwendet werden sollen – es werden alle Datenelemente zur Dokumentengenerierung verwendet.
Wenn Sie die aus den JSON-Daten generierten Angebotsschreiben ansehen möchten, können Sie die PDF-Datei herunterladen.
Für die letzten beiden Abschnitte verwenden wir die DocuGenerate-API zur Generierung der Angebotsschreiben. Um die Interaktion mit der API zu erleichtern, haben wir eine Postman-Collection erstellt, die Sie in Ihren Postman-Workspace importieren können. Nach dem Import sollten die Endpunkte Template und Document wie im folgenden Bild aufgelistet sein:
Als nächstes müssen Sie den Bereich Authorization der Postman-Collection konfigurieren, indem Sie Ihren eindeutigen API-Schlüssel eingeben, der auf der Einstellungsseite nach dem Einloggen zu finden ist. Für dieses Tutorial verwenden wir den Demo-Schlüssel 491c000c5fad32ed7787005b0723ad55, den Sie aber durch Ihren eigenen API-Schlüssel ersetzen können.
Öffnen Sie den Endpunkt Document / Generate Document aus der Postman-Collection und geben Sie den Parameter template_id an. Falls Sie eine Vorlage mit dem Angebotsschreiben erstellt haben, verwenden Sie die ID dieser Vorlage. Andernfalls können Sie die Demo-Vorlagen-ID ZtHBhb9jLh6TcZuaVteI verwenden, die dem Demo-API-Schlüssel zugeordnet ist.
Vergessen Sie nicht, die Job Offer Letter.xlsx für den Parameter file der Anfrage auszuwählen. Der Parameter output_format ist optional – der Standardwert ist .docx, aber Sie können das Angebotsschreiben auch im Format .pdf, .doc oder .odt generieren, wie in der API-Referenz beschrieben.
Im vorherigen Bild sehen Sie alle Anfrageparameter sowie die Antwort vom Server. Das Feld document_uri ist ein Link zur generierten PDF-Datei mit den Angebotsschreiben.
Schließlich ist der letzte Weg zur Generierung der Angebotsschreiben die Verwendung der API mit JSON-Daten. Die Anfrageparameter sind ähnlich wie zuvor, aber anstatt den Parameter file anzugeben, müssen Sie den Parameter data auswählen und die JSON-Daten als Wert einfügen. Sehen Sie sich das folgende Video an, um zu sehen, wie das aussieht:
Wie beim vorherigen Antwortobjekt ist das Feld document_uri ein Link zur generierten PDF-Datei mit den Angebotsschreiben. Weitere Informationen zu den anderen Feldern des Antwortobjekts finden Sie auf der API-Referenz-Seite.
In diesem Artikel haben wir gezeigt, wie Angebotsschreiben in Massen aus einer vordefinierten Vorlage mit 4 verschiedenen Methoden generiert werden. Für die ersten beiden Methoden haben wir die Web-App verwendet und die Daten entweder als Excel-Datei oder als JSON-Objekt bereitgestellt. Die letzten beiden Methoden umfassten die Verwendung der API mit denselben zwei Datentypen. Dies ist eine technischere Option, bietet aber mehr Flexibilität bei Anpassung und Automatisierung.
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