Door DocuGenerate Een aanbiedingsbrief is een formeel document dat door een werkgever wordt uitgereikt aan een kandidaat die is geselecteerd voor een functie. Het bevat de details van het aanbod, waaronder de functietitel, startdatum, vergoeding, en secundaire arbeidsvoorwaarden. Het dient als een schriftelijke overeenkomst tussen de werkgever en de kandidaat, en stelt verwachtingen voor de arbeidsrelatie vast.
De aanbiedingsbrief is een belangrijke stap in het wervingsproces, omdat hij de voorwaarden van de arbeidsovereenkomst vastlegt, en ervoor helpt zorgen dat zowel de werkgever als de kandidaat op dezelfde lijn zitten. Het biedt de kandidaat ook de gelegenheid om de details van het aanbod te bekijken, en vragen te stellen of verduidelijking te vragen voordat de functie wordt geaccepteerd.
Naast de voorwaarden van het aanbod kan de brief ook informatie bevatten over het bedrijf, zoals de missie, waarden, en cultuur, evenals eventueel relevant beleid en procedures. Al met al is de aanbiedingsbrief een cruciaal document dat helpt zorgen voor een soepele overgang naar een nieuwe baan en een positieve werkrelatie tussen de werkgever en de werknemer.
Er zijn verschillende bronnen beschikbaar voor het vinden van sjablonen voor aanbiedingsbrieven. Hier zijn een paar opties:
Online Sjabloonbibliotheken die gratis en betaalde sjablonen voor aanbiedingsbrieven aanbieden. Deze sjablonen zijn eenvoudig aan te passen en bieden een basisstructuur voor het maken van een professioneel ogende aanbiedingsbrief.
HR-websites die sjablonen en voorbeeld-aanbiedingsbrieven bieden voor hun leden. Deze sjablonen kunnen een nuttige bron zijn voor HR-professionals en managers die aanbiedingsbrieven moeten maken voor hun organisaties.
Juridische websites die sjablonen en begeleiding bieden bij het maken van aanbiedingsbrieven die voldoen aan arbeidswetgeving. Deze sjablonen kunnen bijzonder nuttig zijn voor kleine bedrijven en startups die wettelijk conforme aanbiedingsbrieven moeten maken.
Professionele dienstverleners, zoals arbeidsrechtkantoren en HR-adviesbureaus, bieden aanbiedingsbriefsjablonen aan als onderdeel van hun diensten. Deze sjablonen zijn meestal uitgebreider en kunnen informatie bevatten over naleving van arbeidswetgeving, evenals begeleiding bij het aanpassen van de brief aan de specifieke behoeften van uw organisatie.
Ongeacht de bron is het belangrijk om elk sjabloon of voorbeeld-aanbiedingsbrief zorgvuldig te controleren voordat u het gebruikt. Het is een goed idee om een advocaat of HR-professional te raadplegen om ervoor te zorgen dat de brief voldoet aan alle relevante arbeidswetten en -regelgeving.
Voor deze tutorial gebruiken we een standaard Job Offer Letter sjabloon met een vrij eenvoudige structuur, dat merge-tags bevat zoals Employee Name, Company Name, Position Title, Start Date en enkele andere. Ga in uw DocuGenerate-account verder en maak een nieuw sjabloon door het briefsjabloonbestand te uploaden, en u zou zoiets moeten zien als in de afbeelding hieronder.
Als u meer wilt weten over hoe u een bestaande brief omzet in een sjabloon, bekijk dan het vorige blogartikel Hoe u een Bestaande Factuur Omzet in een Sjabloon, het principe is hetzelfde.
Als het gaat om het genereren van aanbiedingsbrieven, is het hebben van het juiste sjabloon een cruciale eerste stap. Zodra het sjabloon is ingesteld, is de volgende stap om de brieven in bulk te genereren. Er zijn twee hoofdbenaderingen om dit te doen. De eerste benadering is om de webapplicatie te gebruiken en de brieven te genereren via de webinterface, wat de eenvoudigere en meer directe optie is.
De tweede benadering, die technischer van aard is, betreft het gebruik van de API. Deze methode wordt doorgaans gebruikt door organisaties met meer geavanceerde technische vereisten en een behoefte aan meer aanpassing en automatisering. De API stelt de organisatie in staat om het proces van het genereren van aanbiedingsbrieven te integreren met hun bestaande systemen en processen, waardoor het eenvoudiger wordt om de brieven in bulk te genereren en het wervingsproces te stroomlijnen.
Voor elke benadering komt de data voor het genereren van de brieven uit 2 verschillende bronnen (een Excel-bestand en een JSON-object), waardoor het totale aantal manieren om de brieven te genereren op 4 uitkomt. Laten we beginnen!
Laten we eerst de aanbiedingsbrieven genereren vanuit de webapplicatie en met het Excel-bestand als gegevensbron. Klik op New document en selecteer vervolgens de optie Excel or CSV file. U kunt meer leren over het genereren van documenten met data uit Excel in dit artikel.
Voor elke geselecteerde rij in het Excel-bestand wordt een PDF-document gegenereerd op basis van het sjabloon, door de merge-tags te vervangen door de daadwerkelijke data. Standaard worden alle rijen uit het Excel-bestand gebruikt om de aanbiedingsbrieven te genereren. Maar u kunt ook selecteren welke u wilt gebruiken door op de rijen te klikken, waarbij de geselecteerde rijen geel worden gemarkeerd. Als u snel een voorbeeld wilt zien van hoe de brief eruitziet, kunt u gewoon één rij selecteren, zoals in de video hieronder:
Belangrijk: Om ervoor te zorgen dat de documenten correct worden gegenereerd, moeten de kolomnamen in het Excel-bestand precies overeenkomen met de merge-tags uit het sjabloon: Employee Name, Company Name, Position Title, Start Date, enzovoort. U kunt de gegenereerde brieven downloaden als u het eindresultaat wilt zien.
Vervolgens genereren we de aanbiedingsbrieven vanuit de webapplicatie en met behulp van JSON-data. Klik op New document en selecteer vervolgens de optie JSON data. U kunt meer leren over het genereren van documenten met JSON in dit artikel.
Open het JSON-data bestand en kopieer de inhoud, of kopieer deze rechtstreeks uit het tekstvak hieronder. Zoals u kunt zien, bevat de JSON-waarde het equivalent van het Excel-bestand, maar in plaats van rijen hebben we een lijst met objecten die de data vertegenwoordigen. En net als bij de kolomnamen in het Excel-bestand, moeten de JSON-sleutels precies overeenkomen met de merge-tags uit het sjabloon: Employee Name, Company Name, Position Title, Start Date, enzovoort, om ervoor te zorgen dat de mail merge correct wordt uitgevoerd.
[{"Employee Name":"Gerhardt Le Teve","Company Name":"Dynabox","Position Title":"Engineer III","Start Date":"5/4/2022","Manager Name":"Ripley Radin","Yearly Compensation":"$49790.29","Bonus Amount":"$3184.79","Commision Amount":"$3394.85","Stocks Number":43581,"Expiry Date":"4/29/2022","Name of Signatory":"Cally Pollak","Title of Signatory":"Analog Circuit Design manager"},
{"Employee Name":"Jobi Bertson","Company Name":"Twinte","Position Title":"Geologist II","Start Date":"4/20/2022","Manager Name":"Maxi Poge","Yearly Compensation":"$17782.46","Bonus Amount":"$4254.18","Commision Amount":"$2543.53","Stocks Number":27069,"Expiry Date":"12/18/2022","Name of Signatory":"Laurene Coldbathe","Title of Signatory":"Senior Financial Analyst"},
{"Employee Name":"Mitchell Brettel","Company Name":"Kazu","Position Title":"VP Accounting","Start Date":"4/28/2022","Manager Name":"Paolo Egerton","Yearly Compensation":"$56473.97","Bonus Amount":"$4753.14","Commision Amount":"$3355.65","Stocks Number":32523,"Expiry Date":"4/11/2022","Name of Signatory":"Laurence Glabach","Title of Signatory":"Environmental Specialist"},
{"Employee Name":"Terrye Barrs","Company Name":"Twitterwire","Position Title":"Senior Sales Associate","Start Date":"1/11/2023","Manager Name":"Deina Campana","Yearly Compensation":"$2850.24","Bonus Amount":"$6657.63","Commision Amount":"$2666.43","Stocks Number":32831,"Expiry Date":"3/26/2022","Name of Signatory":"Ginevra Stelfox","Title of Signatory":"Desktop Support Technician"},
{"Employee Name":"Orbadiah Seear","Company Name":"Zoozzy","Position Title":"Technical Writer","Start Date":"6/7/2022","Manager Name":"Filia Boutcher","Yearly Compensation":"$9147.02","Bonus Amount":"$410.52","Commision Amount":"$9620.76","Stocks Number":49604,"Expiry Date":"10/10/2022","Name of Signatory":"Tressa Lewendon","Title of Signatory":"Quality Engineer"},
{"Employee Name":"Kaja Kubek","Company Name":"Kamba","Position Title":"Software Engineer IV","Start Date":"1/7/2023","Manager Name":"Siobhan Rossi","Yearly Compensation":"$57442.88","Bonus Amount":"$4211.76","Commision Amount":"$556.41","Stocks Number":20061,"Expiry Date":"3/12/2022","Name of Signatory":"Phillipp Cromarty","Title of Signatory":"Technical Writer"},
{"Employee Name":"Sherry Slowly","Company Name":"Roodel","Position Title":"Web Designer III","Start Date":"12/7/2022","Manager Name":"Ranique Stockdale","Yearly Compensation":"$52731.84","Bonus Amount":"$454.63","Commision Amount":"$8856.27","Stocks Number":49158,"Expiry Date":"4/1/2022","Name of Signatory":"Vernen Hedaux","Title of Signatory":"Software Consultant"},
{"Employee Name":"Maje McElrea","Company Name":"Eazzy","Position Title":"Senior Quality Engineer","Start Date":"11/6/2022","Manager Name":"Mabel Alvis","Yearly Compensation":"$93416.00","Bonus Amount":"$5614.70","Commision Amount":"$1808.73","Stocks Number":23205,"Expiry Date":"5/29/2022","Name of Signatory":"Normie Mariaud","Title of Signatory":"Staff Scientist"},
{"Employee Name":"Babs Vsanelli","Company Name":"Blogtags","Position Title":"Food Chemist","Start Date":"7/9/2022","Manager Name":"Hertha Jancik","Yearly Compensation":"$94107.02","Bonus Amount":"$2421.30","Commision Amount":"$8328.46","Stocks Number":32179,"Expiry Date":"9/14/2022","Name of Signatory":"Stearn Dominec","Title of Signatory":"Marketing Assistant"},
{"Employee Name":"Justina Halbord","Company Name":"InnoZ","Position Title":"Chief Design Engineer","Start Date":"7/9/2022","Manager Name":"Tandie Goffe","Yearly Compensation":"$97200.78","Bonus Amount":"$3011.41","Commision Amount":"$9805.45","Stocks Number":33500,"Expiry Date":"6/3/2022","Name of Signatory":"Michal Paling","Title of Signatory":"Account Representative III"},
{"Employee Name":"Mark Dunstall","Company Name":"Zoonder","Position Title":"Programmer Analyst IV","Start Date":"9/26/2022","Manager Name":"Jennine Lilford","Yearly Compensation":"$73016.76","Bonus Amount":"$1984.14","Commision Amount":"$1870.99","Stocks Number":13785,"Expiry Date":"2/28/2022","Name of Signatory":"Amble Giller","Title of Signatory":"Desktop Support Technician"},
{"Employee Name":"Delmar O'Rodane","Company Name":"Trudeo","Position Title":"Human Resources Manager","Start Date":"6/5/2022","Manager Name":"Klemens Drover","Yearly Compensation":"$62596.21","Bonus Amount":"$414.20","Commision Amount":"$7814.08","Stocks Number":33729,"Expiry Date":"7/13/2022","Name of Signatory":"Shepard Skillen","Title of Signatory":"Software Engineer III"},
{"Employee Name":"Christophorus Breyt","Company Name":"Skinte","Position Title":"Structural Analysis Engineer","Start Date":"1/12/2023","Manager Name":"Cori Cattemull","Yearly Compensation":"$23244.42","Bonus Amount":"$8168.93","Commision Amount":"$3392.79","Stocks Number":37771,"Expiry Date":"7/12/2022","Name of Signatory":"Tim Bulstrode","Title of Signatory":"Nurse"},
{"Employee Name":"Ginelle Reams","Company Name":"Demizz","Position Title":"Recruiter","Start Date":"4/30/2022","Manager Name":"Bartram Whitlaw","Yearly Compensation":"$43442.37","Bonus Amount":"$1202.09","Commision Amount":"$8469.55","Stocks Number":31971,"Expiry Date":"9/14/2022","Name of Signatory":"Dusty Haisell","Title of Signatory":"Programmer Analyst III"},
{"Employee Name":"Doralynn Korlat","Company Name":"Topiclounge","Position Title":"Senior Developer","Start Date":"12/24/2022","Manager Name":"Dacy McGrath","Yearly Compensation":"$77291.56","Bonus Amount":"$9879.53","Commision Amount":"$7814.24","Stocks Number":20870,"Expiry Date":"3/30/2022","Name of Signatory":"Link Coggon","Title of Signatory":"Assistant Media Planner"},
{"Employee Name":"Aile Rist","Company Name":"Edgeclub","Position Title":"Cost Accountant","Start Date":"11/26/2022","Manager Name":"Evelin Rannald","Yearly Compensation":"$67605.67","Bonus Amount":"$8648.40","Commision Amount":"$636.04","Stocks Number":12029,"Expiry Date":"4/3/2022","Name of Signatory":"Saw Custance","Title of Signatory":"Junior Executive"},
{"Employee Name":"Ramon Fearn","Company Name":"Twiyo","Position Title":"Payment Adjustment Coordinator","Start Date":"1/17/2023","Manager Name":"Hunfredo Brinicombe","Yearly Compensation":"$96561.93","Bonus Amount":"$2201.53","Commision Amount":"$5735.85","Stocks Number":27966,"Expiry Date":"10/7/2022","Name of Signatory":"Kurt Ickovic","Title of Signatory":"Research Associate"},
{"Employee Name":"Laverna Fullalove","Company Name":"Buzzster","Position Title":"Civil Engineer","Start Date":"10/7/2022","Manager Name":"Avictor Rentalll","Yearly Compensation":"$22680.40","Bonus Amount":"$9615.83","Commision Amount":"$3511.52","Stocks Number":47127,"Expiry Date":"10/12/2022","Name of Signatory":"Moss Priden","Title of Signatory":"Community Outreach Specialist"},
{"Employee Name":"Lotte Piggford","Company Name":"Jaxbean","Position Title":"Electrical Engineer","Start Date":"2/13/2022","Manager Name":"Anjela Scone","Yearly Compensation":"$88211.64","Bonus Amount":"$2298.14","Commision Amount":"$209.56","Stocks Number":39588,"Expiry Date":"7/15/2022","Name of Signatory":"Izabel Kynaston","Title of Signatory":"Recruiting Manager"},
{"Employee Name":"Hansiain Hanmer","Company Name":"Bluejam","Position Title":"Project Manager","Start Date":"3/25/2022","Manager Name":"Nicolai Aleksich","Yearly Compensation":"$91649.01","Bonus Amount":"$3503.64","Commision Amount":"$6059.65","Stocks Number":34179,"Expiry Date":"3/10/2022","Name of Signatory":"Lukas Kenchington","Title of Signatory":"Marketing Manager"}]
Nadat u de JSON-data heeft gekopieerd, gaat u terug naar de webapp van DocuGenerate en plakt u de waarde in het veld met de tekst Enter a JSON array of objects. In tegenstelling tot de optie Excel-data, is het bij gebruik van JSON niet mogelijk om te selecteren welke items uit de JSON-array worden gebruikt, en worden alle gegevenselementen gebruikt om de documenten te genereren.
Als u de aanbiedingsbrieven wilt zien die zijn gegenereerd op basis van de JSON-data, kunt u het PDF-bestand downloaden.
Voor de laatste twee secties gebruiken we de API van DocuGenerate om de aanbiedingsbrieven te genereren. En om de interactie met de API eenvoudiger te maken, hebben we een Postman-collectie gemaakt die u kunt importeren in uw Postman-werkruimte. Na het importeren van de collectie zou u de eindpunten Template en Document vermeld moeten zien, zoals in de volgende afbeelding:
Vervolgens moet u de sectie Authorization van de Postman-collectie configureren door uw unieke API-sleutel in te voeren, die u kunt vinden op de Settings-pagina nadat u bent ingelogd. Voor deze tutorial gebruiken we de demosleutel 491c000c5fad32ed7787005b0723ad55, maar u kunt deze vervangen door uw eigen API-sleutel.
Open het eindpunt Document / Generate Document vanuit de Postman-collectie en geef de parameter template_id op. Als u een sjabloon heeft gemaakt met de Job Offer Letter, gebruikt u de ID van dat sjabloon. Anders kunt u de demo-sjabloon-ID ZtHBhb9jLh6TcZuaVteI gebruiken, die is gekoppeld aan de demo-API-sleutel.
En vergeet ten slotte niet om Job Offer Letter.xlsx te selecteren voor de parameter file van het verzoek. De parameter output_format is optioneel, met .docx als standaardwaarde, maar u kunt de aanbiedingsbrief ook genereren in het .pdf-, .doc- of .odt-formaat, zoals u kunt zien in de API-referentie.
U kunt in de vorige afbeelding alle verzoekparameters zien, evenals het antwoord van de server. Het veld document_uri is een link naar de gegenereerde PDF met de aanbiedingsbrieven.
Ten slotte is de laatste manier om de aanbiedingsbrieven te genereren het gebruik van de API met JSON-data. De verzoekparameters zijn grotendeels hetzelfde als hiervoor, maar in plaats van de parameter file op te geven, selecteert u de parameter data en plakt u de JSON-data als waarde. Bekijk de volgende video om te zien hoe dat proces eruitziet:
Net als bij het vorige antwoordobject is het veld document_uri een link naar de gegenereerde PDF met de aanbiedingsbrieven. Als u meer informatie nodig heeft over de andere velden in het antwoordobject, kunt u het gedetailleerde Document-schema vinden op de API-referentie pagina.
In dit artikel hebben we laten zien hoe u aanbiedingsbrieven in bulk kunt genereren op basis van een vooraf gedefinieerd sjabloon, met behulp van 4 verschillende methoden. Voor de eerste twee methoden hebben we de webapplicatie gebruikt om de brieven te genereren via de webinterface, en de data aangeleverd als Excel- bestand of als JSON-object. De laatste twee methoden betroffen het gebruik van de API met dezelfde twee datatypes als bij de eerste twee. Dit is een technischere optie, maar biedt meer flexibiliteit op het gebied van aanpassing en automatisering.
Voer uw e-mailadres in om de nieuwste nieuwsbrief van DocuGenerate te ontvangen
Ontdek hoe Tally, Make en DocuGenerate rapportgeneratie kunnen automatiseren op basis van formulierinzendingen, waardoor de efficiëntie en nauwkeurigheid van uw workflow verbetert. Bekijk de naadloze integratie van deze tools om uw PDF-generatieproces te stroomlijnen.
Deelnamecertificaten die betrokkenheid vieren, zoals de Jaarlijkse Teambuildingdag, kunnen persoonlijker worden gemaakt met profielfoto's. Gebruik de kracht van automatisering om efficiënt certificaten te genereren vanuit een dynamisch sjabloon en Base64-gecodeerde foto's.
Stroomlijn documentgeneratie en maak eenvoudig aangepaste arbeidsovereenkomsten. Ontdek hoe uitgebreide syntax, dynamische voorwaarden en JSON-data het proces kunnen vereenvoudigen, de efficiëntie kunnen verbeteren, en nauwkeurige overeenkomsten kunnen garanderen.