Par DocuGenerate Une lettre d’offre d’emploi est un document formel émis par un employeur à l’attention d’un candidat sélectionné pour un poste. Elle précise les détails de l’offre, notamment l’intitulé du poste, la date de début, la rémunération et les avantages. Elle constitue un accord écrit entre l’employeur et le candidat, et fixe les attentes pour la relation de travail.
La lettre d’offre d’emploi est une étape importante du processus de recrutement, car elle énonce les conditions d’emploi, et permet de s’assurer que l’employeur et le candidat sont sur la même longueur d’onde. Elle donne également au candidat l’occasion de revoir les détails de l’offre, et de poser des questions ou demander des clarifications avant d’accepter le poste.
En plus des conditions de l’offre, la lettre peut également inclure des informations sur l’entreprise, comme sa mission, ses valeurs et sa culture, ainsi que les politiques et procédures pertinentes. Globalement, la lettre d’offre d’emploi est un document essentiel qui contribue à assurer une transition en douceur vers un nouvel emploi et une relation de travail positive entre l’employeur et l’employé.
Il existe plusieurs ressources pour trouver des modèles de lettres d’offre d’emploi. En voici quelques-unes :
Les bibliothèques de modèles en ligne qui proposent des modèles gratuits et payants pour les lettres d’offre d’emploi. Ces modèles sont faciles à personnaliser et fournissent une structure de base pour créer une lettre d’offre d’emploi professionnelle.
Les sites web de ressources humaines qui proposent des modèles et des exemples de lettres d’offre d’emploi à leurs membres. Ces modèles peuvent être une ressource utile pour les professionnels et managers RH qui doivent créer des lettres d’offre d’emploi pour leurs organisations.
Les sites web juridiques qui proposent des modèles et des conseils pour créer des lettres d’offre d’emploi conformes au droit du travail. Ces modèles peuvent être particulièrement utiles pour les petites entreprises et startups qui doivent créer des lettres d’offre d’emploi juridiquement conformes.
Les prestataires de services professionnels, comme les cabinets d’avocats spécialisés en droit du travail et les cabinets de conseil RH, proposent des modèles de lettres d’offre d’emploi dans le cadre de leurs services. Ces modèles sont généralement plus complets et peuvent inclure des informations sur la conformité au droit du travail, ainsi que des conseils pour personnaliser la lettre selon les besoins spécifiques de votre organisation.
Quelle que soit la source, il est important de revoir attentivement tout modèle ou exemple de lettre d’offre d’emploi avant de l’utiliser. Il est recommandé de consulter un avocat ou un professionnel RH pour s’assurer que la lettre est conforme à toutes les lois et réglementations du travail applicables.
Pour ce tutoriel, nous allons utiliser un modèle standard de lettre d’offre d’emploi avec une structure assez simple, contenant des balises de fusion comme Employee Name, Company Name, Position Title, Start Date et quelques autres. Sur votre compte DocuGenerate, allez-y et créez un nouveau modèle en téléversant le fichier du modèle de lettre, et vous devriez voir quelque chose comme dans l’image ci-dessous.
Si vous voulez en savoir plus sur la façon de transformer une lettre existante en modèle, consultez l’article de blog précédent Comment Transformer une Facture Existante en Modèle, le principe étant le même.
Pour générer des lettres d’offre d’emploi, disposer du bon modèle est une première étape essentielle. Une fois le modèle en place, l’étape suivante consiste à générer les lettres en masse. Il existe deux approches principales pour cela. La première consiste à utiliser l’application web et à générer les lettres via l’interface web, ce qui est l’option la plus simple et la plus directe.
La seconde approche, de nature plus technique, consiste à utiliser l’API. Cette méthode est généralement utilisée par les organisations ayant des besoins techniques plus avancés et un besoin accru de personnalisation et d’automatisation. L’API permet à l’organisation d’intégrer le processus de génération des lettres d’offre d’emploi à ses systèmes et processus existants, facilitant la génération en masse des lettres et simplifiant le processus de recrutement.
Pour chaque approche, les données permettant de générer les lettres proviendront de 2 sources différentes (un fichier Excel et un objet JSON), ce qui porte à 4 le nombre total de façons de générer les lettres. C’est parti !
Commençons par générer les lettres d’offre d’emploi depuis l’application web en utilisant le fichier Excel comme source de données. Cliquez sur New document puis sélectionnez l’option Excel or CSV file. Vous pouvez en savoir plus sur la génération de documents à partir de données Excel dans cet article.
Pour chaque ligne sélectionnée dans le fichier Excel, un document PDF sera généré à partir du modèle en remplaçant les balises de fusion par les données réelles. Par défaut, toutes les lignes du fichier Excel seront utilisées pour générer les lettres d’offre d’emploi. Mais vous pouvez aussi sélectionner celles à utiliser en cliquant sur les lignes, celles sélectionnées étant surlignées en jaune. Si vous voulez prévisualiser rapidement à quoi ressemble la lettre, vous pouvez simplement sélectionner une ligne comme dans la vidéo ci-dessous :
Important : pour que les documents soient générés correctement, les noms de colonnes du fichier Excel doivent correspondre exactement aux balises de fusion du modèle : Employee Name, Company Name, Position Title, Start Date, etc. Vous pouvez télécharger les lettres générées si vous voulez voir le résultat final.
Ensuite, nous allons générer les lettres d’offre d’emploi depuis l’application web en utilisant des données JSON. Cliquez sur New document puis sélectionnez l’option JSON data. Vous pouvez en savoir plus sur la génération de documents avec JSON dans cet article.
Ouvrez le fichier de données JSON et copiez son contenu, ou copiez-le directement depuis la zone de texte ci-dessous. Comme vous pouvez le voir, la valeur JSON contient l’équivalent du fichier Excel, mais au lieu de lignes, nous avons une liste d’objets représentant les données. Et comme c’était le cas pour les noms de colonnes du fichier Excel, les clés JSON doivent correspondre exactement aux balises de fusion du modèle : Employee Name, Company Name, Position Title, Start Date, etc., pour que la fusion se déroule correctement.
[{"Employee Name":"Gerhardt Le Teve","Company Name":"Dynabox","Position Title":"Engineer III","Start Date":"5/4/2022","Manager Name":"Ripley Radin","Yearly Compensation":"$49790.29","Bonus Amount":"$3184.79","Commision Amount":"$3394.85","Stocks Number":43581,"Expiry Date":"4/29/2022","Name of Signatory":"Cally Pollak","Title of Signatory":"Analog Circuit Design manager"},
{"Employee Name":"Jobi Bertson","Company Name":"Twinte","Position Title":"Geologist II","Start Date":"4/20/2022","Manager Name":"Maxi Poge","Yearly Compensation":"$17782.46","Bonus Amount":"$4254.18","Commision Amount":"$2543.53","Stocks Number":27069,"Expiry Date":"12/18/2022","Name of Signatory":"Laurene Coldbathe","Title of Signatory":"Senior Financial Analyst"},
{"Employee Name":"Mitchell Brettel","Company Name":"Kazu","Position Title":"VP Accounting","Start Date":"4/28/2022","Manager Name":"Paolo Egerton","Yearly Compensation":"$56473.97","Bonus Amount":"$4753.14","Commision Amount":"$3355.65","Stocks Number":32523,"Expiry Date":"4/11/2022","Name of Signatory":"Laurence Glabach","Title of Signatory":"Environmental Specialist"},
{"Employee Name":"Terrye Barrs","Company Name":"Twitterwire","Position Title":"Senior Sales Associate","Start Date":"1/11/2023","Manager Name":"Deina Campana","Yearly Compensation":"$2850.24","Bonus Amount":"$6657.63","Commision Amount":"$2666.43","Stocks Number":32831,"Expiry Date":"3/26/2022","Name of Signatory":"Ginevra Stelfox","Title of Signatory":"Desktop Support Technician"},
{"Employee Name":"Orbadiah Seear","Company Name":"Zoozzy","Position Title":"Technical Writer","Start Date":"6/7/2022","Manager Name":"Filia Boutcher","Yearly Compensation":"$9147.02","Bonus Amount":"$410.52","Commision Amount":"$9620.76","Stocks Number":49604,"Expiry Date":"10/10/2022","Name of Signatory":"Tressa Lewendon","Title of Signatory":"Quality Engineer"},
{"Employee Name":"Kaja Kubek","Company Name":"Kamba","Position Title":"Software Engineer IV","Start Date":"1/7/2023","Manager Name":"Siobhan Rossi","Yearly Compensation":"$57442.88","Bonus Amount":"$4211.76","Commision Amount":"$556.41","Stocks Number":20061,"Expiry Date":"3/12/2022","Name of Signatory":"Phillipp Cromarty","Title of Signatory":"Technical Writer"},
{"Employee Name":"Sherry Slowly","Company Name":"Roodel","Position Title":"Web Designer III","Start Date":"12/7/2022","Manager Name":"Ranique Stockdale","Yearly Compensation":"$52731.84","Bonus Amount":"$454.63","Commision Amount":"$8856.27","Stocks Number":49158,"Expiry Date":"4/1/2022","Name of Signatory":"Vernen Hedaux","Title of Signatory":"Software Consultant"},
{"Employee Name":"Maje McElrea","Company Name":"Eazzy","Position Title":"Senior Quality Engineer","Start Date":"11/6/2022","Manager Name":"Mabel Alvis","Yearly Compensation":"$93416.00","Bonus Amount":"$5614.70","Commision Amount":"$1808.73","Stocks Number":23205,"Expiry Date":"5/29/2022","Name of Signatory":"Normie Mariaud","Title of Signatory":"Staff Scientist"},
{"Employee Name":"Babs Vsanelli","Company Name":"Blogtags","Position Title":"Food Chemist","Start Date":"7/9/2022","Manager Name":"Hertha Jancik","Yearly Compensation":"$94107.02","Bonus Amount":"$2421.30","Commision Amount":"$8328.46","Stocks Number":32179,"Expiry Date":"9/14/2022","Name of Signatory":"Stearn Dominec","Title of Signatory":"Marketing Assistant"},
{"Employee Name":"Justina Halbord","Company Name":"InnoZ","Position Title":"Chief Design Engineer","Start Date":"7/9/2022","Manager Name":"Tandie Goffe","Yearly Compensation":"$97200.78","Bonus Amount":"$3011.41","Commision Amount":"$9805.45","Stocks Number":33500,"Expiry Date":"6/3/2022","Name of Signatory":"Michal Paling","Title of Signatory":"Account Representative III"},
{"Employee Name":"Mark Dunstall","Company Name":"Zoonder","Position Title":"Programmer Analyst IV","Start Date":"9/26/2022","Manager Name":"Jennine Lilford","Yearly Compensation":"$73016.76","Bonus Amount":"$1984.14","Commision Amount":"$1870.99","Stocks Number":13785,"Expiry Date":"2/28/2022","Name of Signatory":"Amble Giller","Title of Signatory":"Desktop Support Technician"},
{"Employee Name":"Delmar O'Rodane","Company Name":"Trudeo","Position Title":"Human Resources Manager","Start Date":"6/5/2022","Manager Name":"Klemens Drover","Yearly Compensation":"$62596.21","Bonus Amount":"$414.20","Commision Amount":"$7814.08","Stocks Number":33729,"Expiry Date":"7/13/2022","Name of Signatory":"Shepard Skillen","Title of Signatory":"Software Engineer III"},
{"Employee Name":"Christophorus Breyt","Company Name":"Skinte","Position Title":"Structural Analysis Engineer","Start Date":"1/12/2023","Manager Name":"Cori Cattemull","Yearly Compensation":"$23244.42","Bonus Amount":"$8168.93","Commision Amount":"$3392.79","Stocks Number":37771,"Expiry Date":"7/12/2022","Name of Signatory":"Tim Bulstrode","Title of Signatory":"Nurse"},
{"Employee Name":"Ginelle Reams","Company Name":"Demizz","Position Title":"Recruiter","Start Date":"4/30/2022","Manager Name":"Bartram Whitlaw","Yearly Compensation":"$43442.37","Bonus Amount":"$1202.09","Commision Amount":"$8469.55","Stocks Number":31971,"Expiry Date":"9/14/2022","Name of Signatory":"Dusty Haisell","Title of Signatory":"Programmer Analyst III"},
{"Employee Name":"Doralynn Korlat","Company Name":"Topiclounge","Position Title":"Senior Developer","Start Date":"12/24/2022","Manager Name":"Dacy McGrath","Yearly Compensation":"$77291.56","Bonus Amount":"$9879.53","Commision Amount":"$7814.24","Stocks Number":20870,"Expiry Date":"3/30/2022","Name of Signatory":"Link Coggon","Title of Signatory":"Assistant Media Planner"},
{"Employee Name":"Aile Rist","Company Name":"Edgeclub","Position Title":"Cost Accountant","Start Date":"11/26/2022","Manager Name":"Evelin Rannald","Yearly Compensation":"$67605.67","Bonus Amount":"$8648.40","Commision Amount":"$636.04","Stocks Number":12029,"Expiry Date":"4/3/2022","Name of Signatory":"Saw Custance","Title of Signatory":"Junior Executive"},
{"Employee Name":"Ramon Fearn","Company Name":"Twiyo","Position Title":"Payment Adjustment Coordinator","Start Date":"1/17/2023","Manager Name":"Hunfredo Brinicombe","Yearly Compensation":"$96561.93","Bonus Amount":"$2201.53","Commision Amount":"$5735.85","Stocks Number":27966,"Expiry Date":"10/7/2022","Name of Signatory":"Kurt Ickovic","Title of Signatory":"Research Associate"},
{"Employee Name":"Laverna Fullalove","Company Name":"Buzzster","Position Title":"Civil Engineer","Start Date":"10/7/2022","Manager Name":"Avictor Rentalll","Yearly Compensation":"$22680.40","Bonus Amount":"$9615.83","Commision Amount":"$3511.52","Stocks Number":47127,"Expiry Date":"10/12/2022","Name of Signatory":"Moss Priden","Title of Signatory":"Community Outreach Specialist"},
{"Employee Name":"Lotte Piggford","Company Name":"Jaxbean","Position Title":"Electrical Engineer","Start Date":"2/13/2022","Manager Name":"Anjela Scone","Yearly Compensation":"$88211.64","Bonus Amount":"$2298.14","Commision Amount":"$209.56","Stocks Number":39588,"Expiry Date":"7/15/2022","Name of Signatory":"Izabel Kynaston","Title of Signatory":"Recruiting Manager"},
{"Employee Name":"Hansiain Hanmer","Company Name":"Bluejam","Position Title":"Project Manager","Start Date":"3/25/2022","Manager Name":"Nicolai Aleksich","Yearly Compensation":"$91649.01","Bonus Amount":"$3503.64","Commision Amount":"$6059.65","Stocks Number":34179,"Expiry Date":"3/10/2022","Name of Signatory":"Lukas Kenchington","Title of Signatory":"Marketing Manager"}]
Après avoir copié les données JSON, retournez sur l’application web DocuGenerate et collez la valeur dans le champ indiquant Enter a JSON array of objects. Contrairement à l’option Excel, lorsque vous utilisez du JSON, il n’est pas possible de sélectionner quels éléments du tableau JSON utiliser, et toutes les données seront utilisées pour générer les documents.
Si vous voulez voir les lettres d’offre d’emploi générées à partir des données JSON, vous pouvez télécharger le fichier PDF.
Pour les deux dernières sections, nous allons utiliser l’API de DocuGenerate pour générer les lettres d’offre d’emploi. Et pour faciliter l’interaction avec l’API, nous avons créé une collection Postman que vous pouvez importer dans votre espace de travail Postman. Après avoir importé la collection, vous devriez voir les endpoints Template et Document listés comme dans l’image suivante :
Ensuite, vous devrez configurer la section Authorization de la collection Postman en saisissant votre clé API unique, que vous trouverez sur la page Paramètres après vous être connecté. Pour ce tutoriel, nous utiliserons la clé de démonstration 491c000c5fad32ed7787005b0723ad55, mais vous pouvez la remplacer par votre propre clé API.
Ouvrez l’endpoint Document / Generate Document de la collection Postman et spécifiez le paramètre template_id. Si vous avez créé un modèle avec la lettre d’offre d’emploi, utilisez l’id de ce modèle. Sinon, vous pouvez utiliser l’id de modèle de démonstration ZtHBhb9jLh6TcZuaVteI, associé à la clé API de démonstration.
Et enfin, n’oubliez pas de sélectionner le fichier Job Offer Letter.xlsx pour le paramètre file de la requête. Le paramètre output_format est optionnel, la valeur par défaut étant .docx, mais vous pouvez aussi générer la lettre d’offre d’emploi au format .pdf, .doc ou .odt, comme vous pouvez le voir dans la référence API.
Vous pouvez voir dans l’image précédente tous les paramètres de la requête, ainsi que la réponse du serveur. Le champ document_uri est un lien vers le PDF généré contenant les lettres d’offre d’emploi.
Enfin, la dernière façon de générer les lettres d’offre d’emploi consiste à utiliser l’API avec des données JSON. Les paramètres de la requête sont à peu près les mêmes que précédemment, mais au lieu de spécifier le paramètre file, vous devez sélectionner le paramètre data et y coller les données JSON. Regardez la vidéo suivante pour voir à quoi ressemble ce processus :
Comme pour l’objet de réponse précédent, le champ document_uri est un lien vers le PDF généré contenant les lettres d’offre d’emploi. Si vous avez besoin de plus d’informations sur les autres champs de l’objet de réponse, vous trouverez le schéma détaillé de Document sur la page référence API.
Dans cet article, nous avons montré comment générer des lettres d’offre d’emploi en masse à partir d’un modèle prédéfini en utilisant 4 méthodes différentes. Pour les deux premières méthodes, nous avons utilisé l’application web pour générer les lettres via l’interface web, en fournissant les données sous forme de fichier Excel ou d’objet JSON. Les deux dernières méthodes consistaient à utiliser l’API avec les deux mêmes types de données que pour les premières. Il s’agit d’une option plus technique, mais offrant une plus grande flexibilité en termes de personnalisation et d’automatisation.
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