Von DocuGenerate Eine Rechnung ist ein Dokument, das ein Verkäufer an einen Käufer sendet und die gelieferten Waren oder Dienstleistungen sowie die Gesamtkosten auflistet. Sie enthält in der Regel das Datum der Transaktion, die Rechnungsnummer, die Kontaktdaten des Kunden und eine Beschreibung der gelieferten Waren oder Dienstleistungen. Außerdem können die Menge jedes gekauften Artikels, der Stückpreis und der fällige Gesamtbetrag enthalten sein.
Die Rechnung dient als Nachweis der Transaktion und wird häufig für Buchhaltungs- und Steuerzwecke verwendet. Sie dient auch als Zahlungsaufforderung an den Kunden. Rechnungen werden häufig im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen verwendet, können aber auch bei Verbrauchertransaktionen eingesetzt werden.
Es gibt viele Tools zur Rechnungserstellung, von Buchhaltungssoftware bis hin zu klassischen Textverarbeitungsprogrammen. Der manuelle Aufwand für die Rechnungserstellung variiert ebenfalls auf dieser Skala. Mit dedizierter Rechnungssoftware ist es in der Regel einfacher, da sie gebrauchsfertige Vorlagen und einen integrierten Editor bieten, mit dem Benutzer die verschiedenen Rechnungsfelder ausfüllen können. Am anderen Ende dieses Spektrums befinden sich Dokumenteneditoren wie Microsoft Word und Tabellenkalkulationseditoren wie Microsoft Excel, die die manuelle Erstellung von Rechnungen ermöglichen, aber weniger Out-of-the-Box-Automatisierung bieten.
In der Mitte befinden sich Dokumentengeneratoren wie DocuGenerate, die Automatisierung auf bestehende Vorlagen aufsetzen können. Einige verwenden WYSIWYG-Webeditoren zum Erstellen und Bearbeiten von Vorlagen, aber bei DocuGenerate haben wir uns entschieden, reguläre Word-Dokumente als Vorlagen zu verwenden, da sie weit verbreitet sind – Sie müssen also keine neue Software erlernen – und wegen der Flexibilität und Anpassungsmöglichkeiten, die reguläre Word-Dokumente bieten. So können Sie eine bestehende Rechnung einfach in eine wiederverwendbare Vorlage umwandeln und Zeit und Aufwand bei zukünftigen Rechnungsaufgaben sparen.
Für dieses Tutorial verwenden wir eine einfache Verkaufsrechnung mit einigen grundlegenden Informationen und einer Tabelle mit Dummy-Artikeln. Sie erfahren, wie Sie diese Rechnung in eine Vorlage umwandeln, sodass sie für die Erstellung ähnlicher Rechnungen für andere Kunden mit gleichem Layout, aber unterschiedlichem Inhalt verwendet werden kann.
Ein Zusammenführungs-Tag ist ein spezieller Platzhalter in einer Dokumentvorlage, der automatisch durch Daten aus einer Datenbank oder Tabellenkalkulation ersetzt werden kann. Die Idee ist, personalisierte Dokumente in großen Mengen zu erstellen, anstatt jedes manuell erstellen zu müssen.
Eine Rechnungsvorlage könnte beispielsweise Zusammenführungs-Tags für Rechnungsnummer, Kundenname, Adresse und andere relevante Informationen enthalten, die für jeden Kunden automatisch auf Basis der in einer Tabellenkalkulation gespeicherten Daten ausgefüllt werden. Dies spart Zeit und reduziert Fehler im Vergleich zur manuellen Dateneingabe und wird häufig in Branchen wie Immobilien, Finanzen und Versicherungen eingesetzt.
Der erste Schritt zum Hinzufügen von Zusammenführungs-Tags besteht darin, die Bereiche der Rechnung zu identifizieren, die dynamisch sein müssen, und für jeden Bereich den vorhandenen Text auszuwählen und durch ein entsprechendes Zusammenführungs-Tag zu ersetzen. Zum Beispiel ersetzen wir den Text #0135 durch [Invoice No], dann March 1st, 2023 durch [Invoice Date] usw., wie im folgenden Video zu sehen:
Nach dem ersten Schritt sollte die Rechnungsvorlage die Zusammenführungs-Tags [Invoice No], [Invoice Date], [CUSTOMER NAME], [STREET], [CITY], [ST], [ZIP CODE] enthalten, wie im Bild unten. Wie Sie sehen, gibt es keine besondere Regel für die Formatierung der Zusammenführungs-Tags – Sie können Großbuchstaben, großgeschriebene Wörter usw. verwenden, solange sie dieselben Tag-Begrenzer verwenden, die in diesem Fall [ als linker Begrenzer und ] als rechter Begrenzer sind.
Sie können beim Erstellen der Vorlage beliebige Begrenzer verwenden, wie zum Beispiel {Invoice No}, [[Invoice No]] oder sogar exotischere Begrenzer wie ![[[Invoice No]]]!. Der DocuGenerate-Parser kann automatisch erkennen, welche der am häufigsten verwendeten Tags beim Hochladen einer Vorlage vorhanden sind. Wenn Sie jedoch ungewöhnliche Begrenzer verwenden, die nicht erkannt werden, können Sie diese jederzeit aktualisieren in den Vorlageneinstellungen, damit die Zusammenführungs-Tags korrekt erkannt werden.
Der nächste Schritt bei der Erstellung der Rechnungsvorlage besteht darin, die statische Artikeltabelle in eine dynamische umzuwandeln. Rechnungsartikel sind die spezifischen Produkte oder Dienstleistungen, die einem Kunden in Rechnung gestellt werden. Sie erscheinen in der Rechnung im Tabellen- oder Listenformat und enthalten in der Regel Artikelname, Beschreibung, Menge, Stückpreis und Gesamtbetrag. Die Rechnungsartikel bilden den Gesamtbetrag der Rechnung und geben eine detaillierte Aufschlüsselung darüber, wofür der Kunde bezahlt.
Wie beim ersten Schritt ersetzen wir den vorhandenen Text durch entsprechende Zusammenführungs-Tags. Zum Beispiel wird Item 1 durch [Name] ersetzt, 500 durch [Quantity], $175 durch [Price] und $87,500 durch [Amount]. Wir müssen nur die erste Zeile der Tabelle bearbeiten und den Inhalt der anderen Zeilen löschen, da diese dynamisch aus der Artikelliste generiert werden.
Wir verwenden eine spezielle Syntax zur Iteration über die Artikelliste und zum Hinzufügen mehrerer Zeilen zur Tabelle, wobei [#Items] den Beginn der Tabellenschleife markiert und [/] das Ende. Am Ende sollte die Tabelle so aussehen:
| ITEM | QTY | PRICE | TOTAL |
|---|---|---|---|
[#Items][Name] | [Quantity] | [Price] | [Amount][/] |
Und hier ist ein kurzes Video des gesamten Transformationsprozesses der Tabelle mit den Artikeln:
Nach all diesen Änderungen sollte die Rechnungsvorlage so aussehen. Sie können eine Kopie herunterladen der bearbeiteten Rechnung, wenn Sie nicht alle Schritte durchlaufen möchten, sondern direkt die endgültige Version der Rechnungsvorlage zum Testen haben möchten.
Zunächst müssen Sie eine neue Vorlage erstellen, indem Sie die Rechnungsvorlagendatei hochladen. Gehen Sie dann zu Generate a new document und wählen Sie das JSON-Datenformat. Sie können den folgenden JSON-Wert in das Texteingabefeld einfügen, oder wenn Sie möchten, können Sie herunterladen eine JSON-Datei mit diesen Daten.
[
{
"Invoice No": "58-519-8945",
"Invoice Date": "03-01-2023",
"CUSTOMER NAME": "Wisozk Inc",
"STREET": "1569 Fair Oaks Way",
"CITY": "Philadelphia",
"ST": "Pennsylvania",
"ZIP CODE": "19184",
"Total": "$180",
"Items": [
{
"Name": "Table",
"Quantity": 1,
"Price": "$80",
"Amount": "$80"
},
{
"Name": "Chairs",
"Quantity": 4,
"Price": "$25",
"Amount": "$100"
}
]
}
]
So sollte es in der DocuGenerate-Web-App aussehen:
Wenn Sie dann das PDF-Dokument mit den standardmäßigen Zusammenführungsoptionen generieren, sollte das Ergebnis wie das unten gezeigte aussehen. Wenn Sie es jetzt nicht ausprobieren möchten, können Sie einfach herunterladen eine Kopie der generierten PDF-Rechnung, um zu sehen, wie sie aussieht.
Eine Rechnung ist ein wesentliches Dokument, das die einem Käufer gelieferten Waren oder Dienstleistungen, die Kosten und andere Transaktionsdetails auflistet. Rechnungen dienen als Transaktionsnachweis und werden für Buchhaltungs- und Steuerzwecke verwendet. Es gibt verschiedene Tools zur Rechnungserstellung, darunter Buchhaltungssoftware, Textverarbeitungsprogramme und Dokumentengeneratoren. In diesem Artikel haben wir gezeigt, wie eine Verkaufsrechnung durch das Hinzufügen von Zusammenführungs-Tags mithilfe eines Dokumentengenerators in eine wiederverwendbare Vorlage umgewandelt werden kann.
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