Als u toegang heeft tot de functie Team, ziet u een nieuwe sectie genaamd Share voor elk van uw sjablonen. Deze sectie toont al uw teamleden en biedt u de mogelijkheid om het sjabloon met hen te delen.
Twee machtigingsniveaus bepalen gedeelde sjablonen:
- Read: Gebruikers kunnen documenten bekijken en genereren op basis van het sjabloon, maar kunnen het niet wijzigen.
- Write: Gebruikers kunnen het sjabloon bekijken, er documenten mee genereren, en het wijzigen.
Teamleden kunnen sjablonen niet verwijderen; alleen de sjablooneigenaar kan dat doen.
U kunt eenvoudig machtigingen toekennen voor een bepaald sjabloon aan uw teamleden door simpelweg de bijbehorende selectievakjes in de sectie Share aan of uit te vinken. Zorg ervoor dat u op Save klikt om de wijzigingen toe te passen:
Gedeelde sjablonen verschijnen op het dashboard van teamleden, herkenbaar aan een icoon dat ze onderscheidt van de gewone sjablonen die de teamleden zelf hebben gemaakt:
Teamleden met alleen Read-machtiging zien een vereenvoudigde weergave van het tabblad Template, omdat ze het sjabloon niet kunnen bijwerken of de instellingen ervan kunnen wijzigen. Het tabblad Template heeft ook een icoon dat het onderscheidt van een gewoon sjabloon:
Teamleden met Write-machtiging voor een sjabloon zien alle opties, behalve het icoon om het sjabloon te verwijderen, dat alleen zichtbaar is voor de sjablooneigenaar:
Een gedeeld sjabloon kan zoals elk ander sjabloon worden gebruikt om documenten te genereren. Elk teamlid ziet alleen de documenten die het zelf heeft gegenereerd voor een bepaald sjabloon. Zelfs de sjablooneigenaar kan de documenten die andere teamleden hebben gegenereerd op basis van een door hen gedeeld sjabloon niet zien.
