Vorlagenordner bringen ein vertrautes Organisationsmodell in DocuGenerate und ermöglichen Ihnen, verwandte Vorlagen in einer hierarchischen Struktur zu gruppieren. Ob Sie eine Handvoll oder Hunderte von Vorlagen verwalten – Ordner bieten eine übersichtliche, intuitive Möglichkeit, das Gesuchte zu finden und Ihre Vorlagenbibliothek organisiert zu halten, während sie wächst.

Bisher wurden alle Vorlagen in Ihrem DocuGenerate-Konto in einer einzigen flachen Liste angezeigt, sortiert nach dem Erstellungsdatum. Mit dieser neuen Funktion führen wir ein Ordnersystem ein, das den Konventionen folgt, die Sie bereits aus Dateimanagern und E-Mail-Clients kennen – mit beliebiger Verschachtelungstiefe, intuitiver Umorganisation und vollständiger Unterstützung in der Web-App und der API.

Warum Ordnerorganisation Wichtig ist

Für Unternehmen, die auf eine wachsende Bibliothek von Vorlagen angewiesen sind, kann das Fehlen einer Organisationsstruktur mit der Zeit zu einem echten Produktivitätshemmnis werden. Wenn Ihre Vorlagenbibliothek von einigen Dutzend auf Hunderte von Vorlagen anwächst, wird das Auffinden der richtigen schwieriger, die Einarbeitung neuer Teammitglieder verlangsamt sich, und Vorlagen entfernen sich von jeder logischen Struktur, die einmal in jemandes Kopf existierte.

1. Schnelleres Auffinden von Vorlagen
Mit Ordnern müssen Sie nicht mehr durch eine lange Liste scrollen oder sich auf Teilnamensuche verlassen. Eine gut organisierte Ordnerhierarchie spiegelt wider, wie Ihr Team tatsächlich über Vorlagen denkt – nach Abteilung, Kunde, Dokumenttyp oder Projektphase.

2. Klareres Mentales Modell für Teams
Wenn Vorlagen in Ordnern organisiert sind, kommuniziert die Struktur selbst die Absicht. Ein neues Teammitglied, das Ihre Vorlagenbibliothek betrachtet, kann schnell verstehen, wie Dokumente in Ihrer Organisation kategorisiert sind, und reduziert so den Bedarf an Erklärungen oder Einarbeitungsdokumentation.

3. Filterbare Ansichten
Ordner sind nicht nur visuelle Container. Die Auswahl eines Ordners filtert die Vorlagenansicht auf die darin enthaltenen Vorlagen, sodass Sie einen fokussierten Arbeitsbereich erhalten, wenn Sie innerhalb einer bestimmten Kategorie arbeiten. Der aktuelle Ordner wird in der Seiten-URL widergespiegelt, sodass Sie eine gefilterte Ansicht als Lesezeichen speichern oder teilen können.

So Funktionieren Vorlagenordner in der Web-App

Ordner sind in der gesamten App über das Ordnersymbol in der Navigationsleiste zugänglich. Ein Klick öffnet das Ordnermenü, das Ihren Ordnerbaum anzeigt und es Ihnen ermöglicht, Ordner direkt zu erstellen, zu bearbeiten oder zu löschen. Auf mobilen Geräten ist das Ordnermenü über das Hauptbenutzermenü zugänglich.

Ordner Erstellen

Um einen neuen Ordner zu erstellen, klicken Sie auf das New Folder-Symbol neben der Überschrift Template Folders im Ordnermenü. Ein Dialogfeld öffnet sich, in dem Sie den Ordnernamen eingeben und optional einen übergeordneten Ordner auswählen können, wenn Sie den Ordner innerhalb eines bestehenden erstellen möchten.

Um einen Unterordner zu erstellen direkt aus einem bestehenden Ordner heraus, können Sie auch die Add-Aktion im Kontextmenü des Ordners verwenden, die die übergeordnete Auswahl bereits vorausfüllt. Ordnernamen unterstützen Buchstaben, Zahlen und Leerzeichen. Jeder Ordner erhält eine eindeutige URL, die aus seinem Namen abgeleitet wird, wie im Filterabschnitt unten beschrieben.

Vorlagen Ordnern Zuweisen

Sie können eine Vorlage einem Ordner zuweisen entweder beim Erstellen einer neuen Vorlage oder durch Bearbeiten der Einstellungen einer bestehenden Vorlage. Das Ordner-Dropdown in den Vorlageneinstellungen zeigt den vollständigen Baum der verfügbaren Ordner, wobei Einrückungen die Eltern-Kind-Beziehungen widerspiegeln.

Jede Vorlage gehört zu einem einzigen Ordner. Um eine Vorlage in einen anderen Ordner zu verschieben, ändern Sie die Ordnerauswahl in den Vorlageneinstellungen und speichern. Um eine Vorlage aus einem Ordner zu entfernen, wählen Sie None in der Ordner-Dropdown-Liste.

Vorlagen nach Ordner Filtern

Die Auswahl eines Ordners im Ordnermenü filtert die Vorlagenansicht, um nur die Vorlagen in diesem Ordner anzuzeigen. Die Seiten-URL wird aktualisiert, um den aktuellen Filter widerzuspiegeln. Das bedeutet, Sie können eine Ordneransicht als Lesezeichen speichern, die URL mit einem Teamkollegen teilen oder mehrere Browser-Tabs öffnen, die jeweils auf einen anderen Ordner fokussiert sind.

Der Ordner-Breadcrumb erscheint in der Navigationsleiste und zeigt den vollständigen Pfad des ausgewählten Ordners an. Um zur Standardansicht mit allen Vorlagen zurückzukehren, klicken Sie auf das Symbol Clear Folder neben dem Breadcrumb oder wählen Sie All Templates im Ordnermenü.

Der Ordner, zu dem eine Vorlage gehört, ist sowohl in der Grid- als auch in der List-Ansicht der Vorlagenseite sichtbar. In der Grid-Ansicht erscheint der Ordnername unter dem Vorlagentitel neben einem kleinen Ordnersymbol. In der List-Ansicht zeigt eine eigene Folder-Spalte dieselbe Information. Ein Klick auf den Ordnernamen in beiden Ansichten filtert die Vorlagenliste auf diesen Ordner.

Ordner Bearbeiten, Verschieben und Löschen

Jeder Ordner im Ordnermenü hat ein Kontextmenü mit drei Aktionen: Edit zum Umbenennen des Ordners oder Ändern des übergeordneten Ordners, Delete zum Entfernen des Ordners und aller Unterordner, und Add zum Erstellen eines neuen Unterordners darin.

Wenn Sie einen Ordner löschen, werden alle zugehörigen Unterordner ebenfalls entfernt. Vorlagen in gelöschten Ordnern werden selbst nicht gelöscht – sie werden lediglich zu verwaisten Vorlagen und kehren in die All Templates-Ansicht zurück. Das bedeutet, das Löschen eines Ordners ist aus der Perspektive Ihrer Vorlageninhalte immer eine sichere Operation.

Das Verschieben eines Ordners unter einen anderen übergeordneten Ordner wird unterstützt, mit einer Sicherheitsschranke: Ein Ordner kann nicht in sich selbst oder einen seiner eigenen Nachkommen verschoben werden. Das Ordner-Dialogfeld deaktiviert diese Optionen automatisch, wenn Sie einen bestehenden Ordner bearbeiten, sodass die Einschränkung visuell durchgesetzt wird, bevor Sie auch nur versuchen können, eine ungültige Verschiebung vorzunehmen.

Ordner für die Teamzusammenarbeit

Für Nutzer mit der Teamzusammenarbeit-Funktion erweitert sich die Ordnerorganisation natürlich auf geteilte Vorlagen. Teammitglieder sehen die Ordner des Teambesitzers in einem eigenen Shared-Abschnitt im Ordnermenü, getrennt von ihren eigenen Ordnern durch eine visuelle Trennlinie.

Das Sichtbarkeitsmodell ist beabsichtigt: Teammitglieder können die geteilten Ordner des Teambesitzers durchsuchen und danach filtern, aber keine Ordner in der Hierarchie des Teambesitzers erstellen, umbenennen oder löschen. Dies hält die Ordnerstruktur konsistent im gesamten Team und gibt dem Besitzer klare Verantwortung darüber, wie Vorlagen für alle organisiert sind.

Wenn ein Teammitglied hinzugefügt oder entfernt wird, spiegelt die Ordnerstruktur diese Änderung sofort wider, ohne dass ein Handeln seitens des Mitglieds erforderlich ist. Wenn der Besitzer ebenso Änderungen an seiner Ordnerstruktur vornimmt, werden diese Änderungen in der Ansicht jedes Teammitglieds propagiert, sobald sie gespeichert werden.

Ordnerunterstützung in der API

Für Nutzer, die Vorlagen über die DocuGenerate API verwalten, ist die Ordnerorganisation über dieselben Endpunkte zugänglich, die Sie bereits verwenden. Der Ordner, zu dem eine Vorlage gehört, wird als folder-Parameter der Vorlage dargestellt – als Array von Ordnernamen, das den Pfad vom Stamm zum zugewiesenen Ordner abbildet. Beispielsweise hat eine Vorlage in einem Unterordner „Contracts” innerhalb eines übergeordneten Ordners „Legal” ihr folder-Feld auf ["Legal", "Contracts"] gesetzt.

Ordner beim Erstellen einer Vorlage Festlegen

Beim Erstellen einer Vorlage über die API können Sie den folder-Parameter in Ihrer Anfrage angeben, um die Vorlage einem bestimmten Ordner zuzuweisen. Wenn der Ordnerpfad in Ihrem Konto noch nicht existiert, erstellt DocuGenerate ihn automatisch, einschließlich aller Zwischenordner auf dem Weg dorthin.

Dieses Auto-Erstell-Verhalten erleichtert die programmatische Einrichtung Ihrer Ordnerstruktur beim Erstellen von Vorlagen, ohne die Hierarchie vorher manuell über die Web-App konfigurieren zu müssen.

Vorlagen zwischen Ordnern Verschieben

Um eine bestehende Vorlage in einen anderen Ordner zu verschieben, können Sie den Update-Vorlage-Endpunkt mit einem neuen Wert für den folder-Parameter verwenden. Das Setzen auf ein leeres Array ([]) entfernt die Vorlage aus jedem Ordner und versetzt sie in den verwaisten Zustand.

Wie beim Erstellen von Vorlagen erstellt DocuGenerate die fehlenden Ordner automatisch, wenn der neue Ordnerpfad noch nicht existiert (vorausgesetzt, Sie sind der Vorlagenbesitzer). Teammitglieder mit Schreibberechtigung auf einer geteilten Vorlage können die Inhalte und Einstellungen der Vorlage aktualisieren, aber keine neuen Ordner in der Hierarchie des Vorlagenbesitzers erstellen – entsprechend dem Web-App-Verhalten.

Vorlagen nach Ordner Filtern

Der Vorlagenlisten-Endpunkt akzeptiert einen folder-Abfrageparameter, der die Antwort auf einen bestimmten Ordner filtert. Der Parameter hat dieselbe Form wie beim Erstellen oder Aktualisieren einer Vorlage – als Array von Ordnernamen, das den Pfad vom Stamm zum zugewiesenen Ordner abbildet.

Dieser Filter folgt derselben Logik wie das Filtern in der Web-App: Die Auswahl eines Ordners gibt nur die direkt diesem Ordner zugewiesenen Vorlagen zurück, nicht die Vorlagen aus Unterordnern. Um Vorlagen aus einem Ordner und all seinen Unterordnern zu sammeln, müssten Sie separate Anfragen für jeden Unterordner stellen.

Anwendungsszenarien

Lassen Sie uns einige reale Szenarien erkunden, in denen Vorlagenordner erheblichen Mehrwert bieten können.

Szenario 1: Abteilungsbasierte Organisation

Ein mittelständisches Unternehmen nutzt DocuGenerate, um Vorlagen über mehrere Abteilungen hinweg zu verwalten: HR, Rechtliches, Vertrieb und Finanzen. Mit Dutzenden von Vorlagen in jeder Abteilung war das Auffinden der richtigen zeitaufwändig geworden, und neue Mitarbeiter hatten Schwierigkeiten, die für ihre Rolle relevanten Vorlagen zu finden.

Nach der Organisation der Vorlagen in übergeordneten Ordnern nach Abteilung, mit Unterordnern für spezifische Dokumenttypen (Angebote, Verträge, Vorschläge, Rechnungen), können Teammitglieder direkt zu ihrem Abteilungsordner navigieren und nur die für sie relevanten Vorlagen sehen. Teilbare Ordner-URLs werden zur Einarbeitungsdokumentation jedes Teams hinzugefügt und geben neuen Mitarbeitern vom ersten Tag an einen direkten Link zu den Vorlagen, die sie verwenden werden.

Szenario 2: Kundenbasierte Organisation für eine Agentur

Eine Marketing-Agentur erstellt personalisierte Verträge, Vorschläge und Berichte für Dutzende von Kunden, jeder mit eigenen Branding- und Vertragsbedingungen. Vor der Einführung von Ordnern verließ sich das Agenturteam auf eine Namenskonvention wie [Kundenname]_[Dokumenttyp], um Vorlagen zu finden, aber dies führte zu langen, schlecht scannbaren Vorlagennamen und erschwerte das Onboarding neuer Kundenbetreuer.

Durch die Erstellung eines übergeordneten Ordners pro Kunde und die Organisation von Dokumenttypen als Unterordner können die Kundenbetreuer der Agentur nun eine übersichtliche, hierarchische Ansicht aller Materialien für jeden beliebigen Kunden durchsuchen. Beim Onboarding eines neuen Kunden erstellt der Kundenbetreuer einen neuen Kundenordner und repliziert die Standard-Unterordnerstruktur darin.

Szenario 3: Programmatische Ordnereinrichtung über API

Ein Dokumentautomatisierungs-Team integriert DocuGenerate in sein internes Tooling und erstellt Vorlagen programmatisch aus einer Datenbank von Dokumentmustern. Ihr internes System organisiert Muster nach Region und Dokumentkategorie, und sie möchten, dass ihr DocuGenerate-Konto diese Struktur exakt widerspiegelt.

Über die API sendet ihre Integration den entsprechenden folder-Parameter beim Erstellen jeder Vorlage und baut automatisch eine Ordnerhierarchie auf, die ihrer internen Taxonomie entspricht. Dadurch bleibt ihr DocuGenerate-Konto mit ihrer Quelle der Wahrheit synchronisiert, ohne manuelles Ordnermanagement in der Web-App – selbst wenn sich ihr Musterkatalog weiterentwickelt.

Best Practices für die Ordnerorganisation

Um das Beste aus Vorlagenordnern herauszuholen, während Ihre Bibliothek wächst, sollten Sie diese Praktiken in Betracht ziehen, die Ihre Struktur im Laufe der Zeit nützlich und wartbar halten:

1. Beginnen Sie mit breiten Kategorien und verfeinern Sie nach Bedarf. Widerstehen Sie der Versuchung, vom ersten Tag an tiefe Ordnerhierarchien zu erstellen. Beginnen Sie mit einigen übergeordneten Ordnern, die den übergeordnetsten Unterschieden in Ihrem Workflow entsprechen, und fügen Sie Unterordner nur dann hinzu, wenn eine Kategorie genügend Vorlagen angesammelt hat, um eine Unterteilung zu rechtfertigen.

2. Passen Sie Ordner daran an, wie Ihr Team denkt, nicht wie Ihre Daten strukturiert sind. Eine Ordnerstruktur funktioniert am besten, wenn sie das mentale Modell widerspiegelt, das Ihr Team bereits verwendet. Wenn alle von „Q1-Verträgen” sprechen statt von „Januar-bis-März-Verträgen”, lassen Sie den Ordnernamen das gesprochene Vokabular widerspiegeln – auch wenn es von Ihren internen Benennungsstandards abweicht.

3. Verwenden Sie teilbare Ordner-URLs für das Onboarding. Wenn neue Teammitglieder eingestellt werden, teilen Sie direkte Links zu den Ordnern, mit denen sie am häufigsten arbeiten werden. Dies verkürzt die Einarbeitungszeit erheblich und stellt sicher, dass alle von Anfang an über die relevanten Vorlagen informiert sind.

4. Evaluieren Sie regelmäßig neu. Ordnerstrukturen, die vor einem Jahr sinnvoll waren, entsprechen möglicherweise nicht mehr der heutigen Arbeitsweise Ihres Teams. Planen Sie eine regelmäßige Überprüfung (vierteljährlich oder halbjährlich), um wenig genutzte Ordner zu konsolidieren, zu groß gewordene Ordner aufzuteilen oder vollständig umzustrukturieren, wenn sich Ihr Workflow wesentlich verändert hat.

Fazit

Vorlagenordner sind eine der am häufigsten gewünschten Ergänzungen zu DocuGenerate, und wir freuen uns, endlich ein Organisationsmodell bereitzustellen, das mit Ihrer Vorlagenbibliothek skaliert. Ob Sie eine kleine Handvoll Vorlagen oder Hunderte über mehrere Abteilungen und Kunden verwalten – Ordner geben Ihnen die Struktur und Flexibilität, das Gesuchte zu finden und es mit Ihrem Team zu teilen.

Wie immer freuen wir uns über Ihr Feedback, wenn Sie beginnen, Ihre Vorlagen mit dieser neuen Funktion zu organisieren. Wir sind besonders daran interessiert, von Workflows zu hören, bei denen Ordner Ihrem Team sinnvolle Zeit sparen, sowie von Problemen, auf die Sie in der realen Nutzung stoßen und die wir für zukünftige Verbesserungen berücksichtigen sollten.

Ressourcen

• Wie erstelle ich einen Ordner?
• Wie weise ich eine Vorlage einem Ordner zu?
• Wie filtere ich Vorlagen nach Ordner?
• Wie erstelle ich verschachtelte Ordner?
• Wie bearbeite ich einen Ordner?
• Wie lösche ich einen Ordner?
• Vorlage erstellen API-Dokumentation.
• Vorlage aktualisieren API-Dokumentation.
• Vorlagen auflisten API-Dokumentation.

Sjabloonmappen brengen een vertrouwd organisatiemodel naar DocuGenerate, waardoor u verwante sjablonen samen kunt groeperen in een hiërarchische structuur. Of u nu een handvol sjablonen beheert of honderden, mappen bieden een overzichtelijke, intuïtieve manier om te vinden wat u nodig heeft en uw sjabloonbibliotheek georganiseerd te houden naarmate deze groeit.

Tot nu toe werden alle sjablonen in uw DocuGenerate-account weergegeven in één platte lijst, gesorteerd op aanmaakdatum. Met deze nieuwe functie introduceren we een mappensysteem dat de conventies volgt die u al kent van bestandsbeheerders en e-mailclients, met willekeurige nestingdiepte, intuïtieve herordening, en volledige ondersteuning in zowel de webapp als de API.

Waarom Maporganisatie Belangrijk Is

Voor organisaties die vertrouwen op een groeiende bibliotheek van sjablonen kan het ontbreken van organisatiestructuur na verloop van tijd een echte productiviteitsrem worden. Naarmate uw sjabloonbibliotheek groeit van een paar dozijn tot honderden sjablonen, wordt het lastiger om de juiste te vinden, verloopt de onboarding van nieuwe teamleden trager, en raken sjablonen los van elke logische structuur die ooit in iemands hoofd bestond.

1. Sjablonen Sneller Vinden
Met mappen hoeft u niet langer door een lange lijst met sjablonen te scrollen of te vertrouwen op gedeeltelijke naamovereenkomsten om de juiste te vinden. Een goed georganiseerde maphiërarchie weerspiegelt hoe uw team daadwerkelijk over sjablonen denkt, of dat nu per afdeling, per klant, per documenttype, of per projectfase is.

2. Duidelijker Mentaal Model voor Teams
Wanneer sjablonen in mappen zijn georganiseerd, communiceert de structuur zelf de bedoeling. Een nieuw teamlid dat naar uw sjabloonbibliotheek kijkt, kan snel begrijpen hoe documenten binnen uw organisatie worden gecategoriseerd, wat de behoefte aan uitleg of onboardingdocumentatie vermindert.

3. Filterbare Weergaven
Mappen zijn niet alleen visuele containers. Door een map te selecteren, wordt de sjablonenweergave gefilterd om alleen de sjablonen erin te tonen, wat u een gerichte werkruimte biedt wanneer u binnen een specifieke categorie werkt. De huidige map wordt weerspiegeld in de pagina-URL, zodat u een gefilterde weergave kunt bladwijzeren of delen.

Hoe Sjabloonmappen Werken in de Web-App

Mappen zijn overal in de app toegankelijk via het mappictogram in de navigatiebalk. Erop klikken opent het mappenmenu, dat uw mapstructuur toont en u direct mappen laat maken, bewerken, of verwijderen. Op mobiele apparaten is het mappenmenu beschikbaar via het hoofdgebruikersmenu.

Een Map Maken

Om een nieuwe map te maken, klikt u op het pictogram New Folder naast de header Template Folders in het mappenmenu. Er opent een dialoogvenster waarin u de mapnaam kunt invoeren en optioneel een bovenliggende map kunt selecteren als u de map binnen een bestaande map wilt maken.

Om rechtstreeks vanuit een bestaande map een submap te maken, kunt u ook de actie Add in het contextmenu van de map gebruiken, die de selectie van de bovenliggende map voor u vooraf invult. Mapnamen ondersteunen letters, cijfers, en spaties. Elke map krijgt een unieke URL afgeleid van zijn naam, zoals beschreven in de sectie filteren hieronder.

Sjablonen Toewijzen aan Mappen

U kunt een sjabloon toewijzen aan een map, ofwel bij het maken van een nieuw sjabloon, ofwel door de instellingen van een bestaand sjabloon te bewerken. De vervolgkeuzelijst voor mappen in de sjabloonsinstellingen toont de volledige structuur van beschikbare mappen, met inspringing die de ouder-kindrelaties weerspiegelt.

Elk sjabloon behoort op elk moment tot één map. Om een sjabloon naar een andere map te verplaatsen, wijzigt u de mapselectie in de sjabloonsinstellingen en slaat u op. Om een sjabloon uit elke map te verwijderen, selecteert u None in de vervolgkeuzelijst voor mappen.

Sjablonen Filteren op Map

Door een map te selecteren in het mappenmenu wordt de sjablonenweergave gefilterd om alleen de sjablonen binnen die map te tonen. De pagina-URL wordt bijgewerkt om het huidige filter te weerspiegelen. Dit betekent dat u een mapweergave kunt bladwijzeren, de URL kunt delen met een teamgenoot, of meerdere browsertabbladen kunt openen die elk zijn gericht op een andere map.

Het broodkruimelpad van de map verschijnt in de navigatiebalk, met het volledige pad van de geselecteerde map. Om terug te keren naar de standaardweergave met alle sjablonen, klikt u op het pictogram Clear Folder naast het broodkruimelpad, of selecteert u All Templates in het mappenmenu.

De map waartoe een sjabloon behoort, is zichtbaar in zowel de Grid- als List-weergave van de sjablonenpagina. In de Grid-weergave verschijnt de mapnaam onder de sjabloontitel, samen met een klein mappictogram. In de List-weergave toont een speciale kolom Folder dezelfde informatie. Klikken op de mapnaam in beide weergaven filtert de sjablonenlijst naar die map.

Mappen Bewerken, Verplaatsen, en Verwijderen

Elke map in het mappenmenu heeft een contextmenu met drie acties: Edit om de map te hernoemen of de bovenliggende map te wijzigen, Delete om de map te verwijderen samen met alle submappen, en Add om een nieuwe submap erin te maken.

Wanneer u een map verwijdert, worden ook alle submappen ervan verwijderd. Sjablonen binnen verwijderde mappen worden niet zelf verwijderd, ze worden simpelweg verweesd en keren terug naar de weergave All Templates. Dit betekent dat het verwijderen van een map altijd een veilige bewerking is vanuit het perspectief van uw sjabloon-content.

Het verplaatsen van een map naar een andere bovenliggende map wordt ondersteund, met één veiligheidsmaatregel: een map kan niet worden verplaatst naar zichzelf of een van zijn eigen submappen. Het mapdialoogvenster schakelt die opties automatisch uit wanneer u een bestaande map bewerkt, zodat de beperking visueel wordt afgedwongen voordat u zelfs maar een ongeldige verplaatsing kunt proberen.

Mappen voor Teamsamenwerking

Voor gebruikers met de functie teamsamenwerking breidt maporganisatie zich natuurlijk uit naar gedeelde sjablonen. Teamleden zien de mappen van hun teameigenaar in een speciale sectie Shared binnen het mappenmenu, gescheiden van hun eigen mappen door een visuele scheiding.

Het zichtbaarheidsmodel is bewust ontworpen: teamleden kunnen bladeren en filteren op de gedeelde mappen van de teameigenaar, maar ze kunnen geen mappen maken, hernoemen, of verwijderen in de hiërarchie van de teameigenaar. Dit houdt de mapstructuur consistent binnen het team en geeft de eigenaar duidelijke controle over hoe sjablonen voor iedereen worden georganiseerd.

Wanneer een teamlid wordt toegevoegd of verwijderd, weerspiegelt de mapstructuur deze wijziging onmiddellijk, zonder dat het teamlid actie hoeft te ondernemen. Evenzo, wanneer de eigenaar wijzigingen aanbrengt in zijn mapstructuur, worden die wijzigingen doorgevoerd naar de weergave van elk teamlid zodra ze zijn opgeslagen.

Mapondersteuning in de API

Voor gebruikers die sjablonen beheren via de DocuGenerate API, is maporganisatie toegankelijk via dezelfde eindpunten die u al gebruikt. De map waartoe een sjabloon behoort, wordt weergegeven als een parameter folder op het sjabloon, uitgedrukt als een array van mapnamen die het pad volgt van de root naar de toegewezen map. Een sjabloon binnen een submap genaamd “Contracts” binnen een bovenliggende map genaamd “Legal” heeft bijvoorbeeld zijn veld folder ingesteld op ["Legal", "Contracts"].

Een Map Opgeven bij het Maken van een Sjabloon

Bij het maken van een sjabloon via de API, kunt u de parameter folder opnemen in uw verzoek om het sjabloon toe te wijzen aan een specifieke map. Als het mappad nog niet bestaat in uw account, maakt DocuGenerate dit automatisch aan, inclusief eventuele tussenliggende mappen onderweg.

Dit gedrag van automatische aanmaak maakt het eenvoudig om uw mapstructuur programmatisch in te stellen terwijl u sjablonen maakt, zonder dat u de hiërarchie eerst via de webapp hoeft te configureren.

Sjablonen Verplaatsen Tussen Mappen

Om een bestaand sjabloon naar een andere map te verplaatsen, kunt u het eindpunt update template gebruiken met een nieuwe waarde voor de parameter folder. Door deze in te stellen op een lege array ([]) wordt het sjabloon uit elke map verwijderd, en keert het terug naar de verweesde staat.

Net als bij het maken van een sjabloon geldt: als het nieuwe mappad nog niet bestaat, maakt DocuGenerate de ontbrekende mappen automatisch aan (op voorwaarde dat u de sjabloneigenaar bent). Teamleden met schrijfrechten op een gedeeld sjabloon kunnen de inhoud en instellingen van het sjabloon bijwerken, maar ze kunnen geen nieuwe mappen maken in de hiërarchie van de sjabloneigenaar, wat overeenkomt met het gedrag in de webapp.

Sjablonen Filteren op Map

Het eindpunt list templates accepteert een queryparameter folder die de respons filtert naar een specifieke map. De parameter heeft dezelfde vorm als bij het maken of het bijwerken van een sjabloon, uitgedrukt als een array van mapnamen die het pad volgt van de root naar de toegewezen map.

Dit filter volgt dezelfde logica als filteren in de webapp: het selecteren van een map retourneert alleen sjablonen die er rechtstreeks aan zijn toegewezen, niet sjablonen uit submappen. Om sjablonen uit een map en al zijn submappen te verzamelen, zou u aparte verzoeken moeten doen voor elke submap.

Gebruiksscenario’s

Laten we enkele praktijkscenario’s verkennen waarin sjabloonmappen aanzienlijke waarde kunnen bieden.

Scenario 1: Organisatie op Basis van Afdeling

Een middelgroot bedrijf gebruikt DocuGenerate om sjablonen te beheren voor meerdere afdelingen: HR, Legal, Sales, en Finance. Met tientallen sjablonen per afdeling was het vinden van de juiste tijdrovend geworden, en nieuwe medewerkers hadden moeite om de sjablonen te vinden die relevant waren voor hun functie.

Na het organiseren van sjablonen in mappen op het hoogste niveau per afdeling, met submappen voor specifieke documenttypes (aanbiedingsbrieven, contracten, voorstellen, facturen), kunnen teamleden rechtstreeks navigeren naar de map van hun afdeling en alleen de sjablonen zien die voor hen relevant zijn. Deelbare map-URL’s worden toegevoegd aan de onboardingdocumentatie van elk team, wat nieuwe medewerkers vanaf dag één een directe link geeft naar de sjablonen die ze zullen gebruiken.

Scenario 2: Organisatie op Basis van Klant voor een Bureau

Een marketingbureau genereert gepersonaliseerde contracten, voorstellen, en rapporten voor tientallen klanten, elk met hun eigen branding en voorwaarden. Vóór mappen vertrouwde het team van het bureau op een naamgevingsconventie zoals [klantnaam]_[documenttype] om sjablonen te vinden, maar dit resulteerde in lange, moeilijk te scannen sjabloonnamen en bemoeilijkte het onboarden van nieuwe accountmanagers.

Door per klant een map op het hoogste niveau te maken en documenttypes te organiseren als submappen, kunnen de accountmanagers van het bureau nu bladeren door een overzichtelijke, hiërarchische weergave van alle materialen voor elke klant. Bij het onboarden van een nieuwe klant maakt de accountmanager een nieuwe klantmap en repliceert de standaard submapstructuur erin.

Scenario 3: Programmatische Mapinstelling via API

Een documentautomatiseringsteam integreert DocuGenerate in hun interne tooling, en genereert programmatisch sjablonen op basis van een database met documentpatronen. Hun interne systeem organiseert patronen per regio en documentcategorie, en ze willen dat hun DocuGenerate-account die structuur exact weerspiegelt.

Met de API stuurt hun integratie de juiste parameter folder bij het maken van elk sjabloon, waarmee automatisch een maphiërarchie wordt opgebouwd die overeenkomt met hun interne taxonomie. Dit houdt hun DocuGenerate-account gesynchroniseerd met hun bron van waarheid, zonder handmatig mapbeheer in de webapp, zelfs als hun patronencatalogus evolueert.

Best Practices voor Maporganisatie

Om het meeste uit sjabloonmappen te halen naarmate uw bibliotheek groeit, overweegt u deze praktijken die helpen uw structuur nuttig en onderhoudbaar te houden na verloop van tijd:

1. Begin met brede categorieën en verfijn indien nodig. Weersta de verleiding om vanaf dag één diepe maphiërarchieën te maken. Begin met een paar mappen op het hoogste niveau die overeenkomen met de meest fundamentele onderscheidingen in uw workflow, en voeg alleen submappen toe wanneer een categorie genoeg sjablonen verzamelt om onderverdeling te rechtvaardigen.

2. Laat mappen aansluiten bij hoe uw team denkt, niet bij hoe uw data is gestructureerd. Een mapstructuur werkt het beste wanneer deze het mentale model weerspiegelt dat uw team al gebruikt. Als iedereen verwijst naar “Q1-contracten” in plaats van “contracten van januari tot en met maart”, laat de mapnaam dan overeenkomen met het gesproken vocabulaire, zelfs als dit afwijkt van uw interne naamgevingsnormen.

3. Gebruik deelbare map-URL’s voor onboarding. Wanneer nieuwe teamleden zich aansluiten, deelt u directe links naar de mappen waarmee ze het vaakst zullen werken. Dit verkort de leercurve aanzienlijk en zorgt ervoor dat iedereen vanaf het begin op de hoogte is van de relevante sjablonen.

4. Evalueer periodiek opnieuw. Mapstructuren die een jaar geleden logisch waren, komen mogelijk niet meer overeen met hoe uw team vandaag werkt. Plan een periodieke beoordeling (per kwartaal of halfjaarlijks) om weinig gebruikte mappen samen te voegen, mappen die te groot zijn geworden te splitsen, of volledig te herstructureren als uw workflow aanzienlijk is veranderd.

Conclusie

Sjabloonmappen zijn een van de meest gevraagde toevoegingen aan DocuGenerate, en we zijn blij eindelijk een organisatiemodel te kunnen leveren dat meegroeit met uw sjabloonbibliotheek. Of u nu een klein handvol sjablonen beheert of honderden verspreid over meerdere afdelingen en klanten, mappen geven u de structuur en flexibiliteit om te vinden wat u nodig heeft en het te delen met uw team.

Zoals altijd verwelkomen we uw feedback terwijl u begint met het organiseren van uw sjablonen met deze nieuwe functie. We zijn met name geïnteresseerd om te horen over workflows waarin mappen uw team aanzienlijk tijd besparen, evenals eventuele knelpunten die u tegenkomt bij gebruik in de praktijk, waarmee we rekening moeten houden voor toekomstige verbeteringen.

Bronnen

• Hoe maak ik een map aan?
• Hoe wijs ik een sjabloon toe aan een map?
• Hoe filter ik sjablonen op map?
• Hoe maak ik geneste mappen aan?
• Hoe bewerk ik een map?
• Hoe verwijder ik een map?
• Create template API-documentatie.
• Update template API-documentatie.
• List templates API-documentatie.

Les Dossiers de Modèles apportent un modèle organisationnel familier à DocuGenerate, vous permettant de regrouper des modèles apparentés dans une structure hiérarchique. Que vous gériez une poignée de modèles ou des centaines, les dossiers offrent un moyen clair et intuitif de trouver ce dont vous avez besoin et de garder votre bibliothèque de modèles organisée à mesure qu’elle s’agrandit.

Jusqu’à présent, tous les modèles de votre compte DocuGenerate étaient affichés dans une seule liste plate, triée par date de création. Avec cette nouvelle fonctionnalité, nous introduisons un système de dossiers qui suit les conventions que vous connaissez déjà des gestionnaires de fichiers et des clients de messagerie, avec une profondeur d’imbrication arbitraire, une réorganisation intuitive, et une prise en charge complète à la fois dans l’application web et dans l’API.

Pourquoi l’Organisation en Dossiers Est Importante

Pour les organisations qui s’appuient sur une bibliothèque de modèles en croissance, l’absence de structure organisationnelle peut devenir un véritable frein à la productivité avec le temps. À mesure que votre bibliothèque de modèles passe de quelques dizaines à des centaines de modèles, trouver le bon devient plus difficile, l’intégration de nouveaux membres d’équipe ralentit, et les modèles s’éloignent de toute structure logique qui existait autrefois dans la tête de quelqu’un.

1. Recherche de Modèles Plus Rapide
Avec les dossiers, vous n’avez plus besoin de parcourir une longue liste de modèles ou de vous fier à une correspondance partielle de nom pour trouver le bon. Une hiérarchie de dossiers bien organisée reflète la façon dont votre équipe pense réellement aux modèles, que ce soit par département, par client, par type de document, ou par phase de projet.

2. Modèle Mental Plus Clair pour les Équipes
Lorsque les modèles sont organisés en dossiers, la structure elle-même communique l’intention. Un nouveau membre de l’équipe consultant votre bibliothèque de modèles peut rapidement comprendre comment les documents sont catégorisés dans votre organisation, réduisant le besoin d’explications ou de documentation d’intégration.

3. Vues Filtrables
Les dossiers ne sont pas que des conteneurs visuels. Sélectionner un dossier filtre la vue des modèles pour n’afficher que les modèles qu’il contient, vous offrant un espace de travail ciblé lorsque vous travaillez dans une catégorie spécifique. Le dossier actuel est reflété dans l’URL de la page, vous pouvez donc mettre en favori ou partager une vue filtrée.

Comment Fonctionnent les Dossiers de Modèles dans l’Application Web

Les dossiers sont accessibles partout dans l’application via l’icône de dossier dans la barre de navigation. Cliquer sur celle-ci ouvre le menu des dossiers, qui affiche votre arborescence de dossiers et vous permet de créer, modifier, ou supprimer des dossiers directement. Sur les appareils mobiles, le menu des dossiers est disponible depuis le menu utilisateur principal.

Créer un Dossier

Pour créer un nouveau dossier, cliquez sur l’icône New Folder à côté de l’en-tête Template Folders dans le menu des dossiers. Une boîte de dialogue s’ouvre où vous pouvez saisir le nom du dossier et, éventuellement, sélectionner un dossier parent si vous souhaitez créer le dossier à l’intérieur d’un dossier existant.

Pour créer un sous-dossier directement depuis un dossier existant, vous pouvez également utiliser l’action Add dans le menu contextuel du dossier, qui pré-remplit la sélection du parent pour vous. Les noms de dossiers prennent en charge les lettres, les chiffres, et les espaces. Chaque dossier reçoit une URL unique dérivée de son nom, comme décrit dans la section de filtrage ci-dessous.

Assigner des Modèles à des Dossiers

Vous pouvez assigner un modèle à un dossier soit lors de la création d’un nouveau modèle, soit en modifiant les paramètres d’un modèle existant. Le menu déroulant de dossier dans les paramètres du modèle affiche l’arborescence complète des dossiers disponibles, avec une indentation reflétant les relations parent-enfant.

Chaque modèle appartient à un seul dossier à la fois. Pour déplacer un modèle vers un autre dossier, vous changez la sélection de dossier dans les paramètres du modèle et enregistrez. Pour retirer un modèle de tout dossier, vous sélectionnez None dans le menu déroulant de dossier.

Filtrer les Modèles par Dossier

Sélectionner un dossier dans le menu des dossiers filtre la vue des modèles pour n’afficher que les modèles à l’intérieur de ce dossier. L’URL de la page se met à jour pour refléter le filtre actuel. Cela signifie que vous pouvez mettre en favori une vue de dossier, partager l’URL avec un collègue, ou ouvrir plusieurs onglets de navigateur chacun centré sur un dossier différent.

Le fil d’Ariane du dossier apparaît dans la barre de navigation, affichant le chemin complet du dossier sélectionné. Pour revenir à la vue par défaut avec tous les modèles, cliquez sur l’icône Clear Folder à côté du fil d’Ariane ou sélectionnez All Templates dans le menu des dossiers.

Le dossier auquel appartient un modèle est visible à la fois dans les vues Grille et Liste de la page des modèles. Dans la vue Grille, le nom du dossier apparaît sous le titre du modèle avec une petite icône de dossier. Dans la vue Liste, une colonne Folder dédiée affiche la même information. Cliquer sur le nom du dossier dans l’une ou l’autre vue filtre la liste des modèles vers ce dossier.

Modifier, Déplacer et Supprimer des Dossiers

Chaque dossier dans le menu des dossiers dispose d’un menu contextuel avec trois actions : Edit pour renommer le dossier ou changer son parent, Delete pour supprimer le dossier et tous ses sous-dossiers, et Add pour créer un nouveau sous-dossier à l’intérieur de celui-ci.

Lorsque vous supprimez un dossier, tous ses sous-dossiers sont également supprimés. Les modèles à l’intérieur des dossiers supprimés ne sont pas eux-mêmes supprimés, ils deviennent simplement orphelins et retournent à la vue All Templates. Cela signifie que supprimer un dossier est toujours une opération sûre du point de vue de votre contenu de modèles.

Déplacer un dossier sous un parent différent est pris en charge, avec une garantie de sécurité : un dossier ne peut pas être déplacé en lui-même ou dans l’un de ses propres descendants. La boîte de dialogue du dossier désactive automatiquement ces options lorsque vous modifiez un dossier existant, de sorte que la contrainte est appliquée visuellement avant même que vous puissiez tenter un déplacement invalide.

Dossiers pour la Collaboration d’Équipe

Pour les utilisateurs disposant de la fonctionnalité de collaboration d’équipe, l’organisation en dossiers s’étend naturellement aux modèles partagés. Les membres de l’équipe voient les dossiers du propriétaire de leur équipe dans une section Shared dédiée au sein du menu des dossiers, séparée de leurs propres dossiers par un séparateur visuel.

Le modèle de visibilité est intentionnel : les membres de l’équipe peuvent parcourir et filtrer par les dossiers partagés du propriétaire de l’équipe, mais ils ne peuvent pas créer, renommer, ou supprimer de dossiers dans la hiérarchie du propriétaire de l’équipe. Cela maintient la structure de dossiers cohérente au sein de l’équipe et donne au propriétaire un contrôle clair sur la façon dont les modèles sont organisés pour tous.

Lorsqu’un membre de l’équipe est ajouté ou retiré, la structure de dossiers reflète ce changement immédiatement, sans nécessiter d’action de la part du membre. De même, lorsque le propriétaire effectue des modifications à sa structure de dossiers, ces changements se propagent à la vue de chaque membre de l’équipe dès qu’ils sont enregistrés.

Prise en Charge des Dossiers dans l’API

Pour les utilisateurs qui gèrent leurs modèles via l’API DocuGenerate, l’organisation en dossiers est accessible via les mêmes points de terminaison que vous utilisez déjà. Le dossier auquel appartient un modèle est représenté comme un paramètre folder sur le modèle, exprimé sous forme de tableau de noms de dossiers qui trace le chemin depuis la racine jusqu’au dossier assigné. Par exemple, un modèle à l’intérieur d’un sous-dossier nommé « Contracts » au sein d’un dossier parent nommé « Legal » a son champ folder défini sur ["Legal", "Contracts"].

Spécifier un Dossier lors de la Création d’un Modèle

Lors de la création d’un modèle via l’API, vous pouvez inclure le paramètre folder dans votre requête pour assigner le modèle à un dossier spécifique. Si le chemin de dossier n’existe pas encore dans votre compte, DocuGenerate le crée automatiquement, y compris tous les dossiers intermédiaires sur le chemin.

Ce comportement de création automatique facilite la mise en place de votre structure de dossiers par programmation au fur et à mesure que vous créez des modèles, sans avoir besoin de préconfigurer la hiérarchie via l’application web au préalable.

Déplacer des Modèles Entre Dossiers

Pour déplacer un modèle existant vers un autre dossier, vous pouvez utiliser le point de terminaison update template avec une nouvelle valeur pour le paramètre folder. Le définir sur un tableau vide ([]) retire le modèle de tout dossier, le ramenant à l’état orphelin.

Comme pour la création de modèle, si le nouveau chemin de dossier n’existe pas encore, DocuGenerate crée automatiquement les dossiers manquants (à condition que vous soyez le propriétaire du modèle). Les membres de l’équipe disposant d’une permission d’écriture sur un modèle partagé peuvent mettre à jour le contenu et les paramètres du modèle, mais ils ne peuvent pas créer de nouveaux dossiers dans la hiérarchie du propriétaire du modèle, reflétant le comportement de l’application web.

Filtrer les Modèles par Dossier

Le point de terminaison list templates accepte un paramètre de requête folder qui filtre la réponse vers un dossier spécifique. Le paramètre prend la même forme que pour la création ou la mise à jour d’un modèle, exprimé sous forme de tableau de noms de dossiers qui trace le chemin depuis la racine jusqu’au dossier assigné.

Ce filtre suit la même logique que le filtrage de l’application web : sélectionner un dossier ne renvoie que les modèles directement assignés à celui-ci, pas les modèles des sous-dossiers. Pour récupérer les modèles d’un dossier et de tous ses sous-dossiers, vous devriez effectuer des requêtes séparées pour chaque sous-dossier.

Scénarios d’Usage

Explorons quelques scénarios concrets où les dossiers de modèles peuvent apporter une valeur significative.

Scénario 1 : Organisation par Département

Une entreprise de taille moyenne utilise DocuGenerate pour gérer des modèles dans plusieurs départements : RH, Juridique, Ventes, et Finance. Avec des dizaines de modèles dans chaque département, trouver le bon était devenu chronophage, et les nouvelles recrues avaient du mal à localiser les modèles pertinents pour leur rôle.

Après avoir organisé les modèles en dossiers de premier niveau par département, avec des sous-dossiers pour des types de documents spécifiques (lettres d’offre, contrats, propositions, factures), les membres de l’équipe peuvent naviguer directement vers le dossier de leur département et ne voir que les modèles pertinents pour eux. Des URL de dossiers partageables sont ajoutées à la documentation d’intégration de chaque équipe, offrant aux nouvelles recrues un lien direct vers les modèles qu’elles utiliseront dès le premier jour.

Scénario 2 : Organisation par Client pour une Agence

Une agence de marketing génère des contrats, propositions, et rapports personnalisés pour des dizaines de clients, chacun avec sa propre identité visuelle et ses propres conditions. Avant les dossiers, l’équipe de l’agence s’appuyait sur une convention de nommage comme [nom-client]_[type-de-document] pour localiser les modèles, mais cela créait des noms de modèles longs et difficiles à parcourir, et compliquait l’intégration des nouveaux gestionnaires de comptes.

En créant un dossier de premier niveau par client et en organisant les types de documents en sous-dossiers, les gestionnaires de comptes de l’agence peuvent désormais parcourir une vue claire et hiérarchique de tous les documents pour un client donné. Lors de l’intégration d’un nouveau client, le gestionnaire de compte crée un nouveau dossier client et y reproduit la structure de sous-dossiers standard.

Scénario 3 : Configuration Programmatique des Dossiers via l’API

Une équipe d’automatisation documentaire intègre DocuGenerate dans ses outils internes, générant des modèles par programmation à partir d’une base de données de modèles de documents. Leur système interne organise les modèles par région et par catégorie de document, et ils souhaitent que leur compte DocuGenerate reflète exactement cette structure.

À l’aide de l’API, leur intégration envoie le paramètre folder approprié lors de la création de chaque modèle, construisant automatiquement une hiérarchie de dossiers correspondant à leur taxonomie interne. Cela maintient leur compte DocuGenerate synchronisé avec leur source de vérité sans aucune gestion manuelle de dossiers dans l’application web, même à mesure que leur catalogue de modèles évolue.

Bonnes Pratiques pour l’Organisation en Dossiers

Pour tirer le meilleur parti des dossiers de modèles à mesure que votre bibliothèque s’agrandit, voici quelques pratiques qui aident à garder votre structure utile et maintenable dans le temps :

1. Commencez par des catégories larges et affinez selon les besoins. Résistez à la tentation de créer des hiérarchies de dossiers profondes dès le premier jour. Commencez par quelques dossiers de premier niveau correspondant aux distinctions les plus importantes de votre flux de travail, et ajoutez des sous-dossiers uniquement lorsqu’une catégorie accumule suffisamment de modèles pour justifier une subdivision.

2. Faites correspondre les dossiers à la façon dont votre équipe pense, pas à la structure de vos données. Une structure de dossiers fonctionne le mieux lorsqu’elle reflète le modèle mental déjà utilisé par votre équipe. Si tout le monde parle de « contrats du T1 » plutôt que de « contrats de janvier à mars », laissez le nom du dossier correspondre au vocabulaire parlé, même s’il diverge de vos standards de nommage internes.

3. Utilisez des URL de dossiers partageables pour l’intégration. Lorsque de nouveaux membres rejoignent l’équipe, partagez des liens directs vers les dossiers avec lesquels ils travailleront le plus souvent. Cela réduit considérablement la courbe d’apprentissage et garantit que tout le monde a connaissance des modèles pertinents dès le départ.

4. Réévaluez périodiquement. Les structures de dossiers qui avaient du sens il y a un an peuvent ne plus correspondre à la façon dont votre équipe travaille aujourd’hui. Planifiez une révision périodique (trimestrielle ou semestrielle) pour consolider les dossiers sous-utilisés, diviser les dossiers devenus trop grands, ou restructurer entièrement si votre flux de travail a considérablement changé.

Conclusion

Les Dossiers de Modèles sont l’une des fonctionnalités les plus demandées pour DocuGenerate, et nous sommes heureux de livrer enfin un modèle organisationnel qui s’adapte à la croissance de votre bibliothèque de modèles. Que vous gériez une petite poignée de modèles ou des centaines répartis sur plusieurs départements et clients, les dossiers vous offrent la structure et la flexibilité nécessaires pour trouver ce dont vous avez besoin et le partager avec votre équipe.

Comme toujours, nous accueillons vos retours à mesure que vous commencez à organiser vos modèles avec cette nouvelle fonctionnalité. Nous sommes particulièrement intéressés d’entendre parler des flux de travail où les dossiers font gagner un temps significatif à votre équipe, ainsi que de toute difficulté rencontrée en usage réel que nous devrions prendre en compte pour de futures améliorations.

Ressources

• Comment créer un dossier?
• Comment assigner un modèle à un dossier?
• Comment filtrer les modèles par dossier?
• Comment créer des dossiers imbriqués?
• Comment modifier un dossier?
• Comment supprimer un dossier?
• Documentation de l’API Create template.
• Documentation de l’API Update template.
• Documentation de l’API List templates.

Template Folders bring a familiar organizational model to DocuGenerate, allowing you to group related templates together in a hierarchical structure. Whether you’re managing a handful of templates or hundreds, folders provide a clean, intuitive way to find what you need and keep your template library organized as it grows.

Until now, all templates in your DocuGenerate account were displayed in a single flat list, sorted by creation date. With this new feature, we’re introducing a folder system that follows the conventions you already know from file managers and email clients, with arbitrary nesting depth, intuitive reorganization, and full support across both the web app and the API.

Why Folder Organization Matters

For organizations that rely on a growing library of templates, the absence of organizational structure can become a real productivity drag over time. As your template library grows from a few dozen to hundreds of templates, locating the right one becomes harder, onboarding new team members slows down, and templates drift apart from any logical structure that once existed in someone’s head.

1. Faster Template Discovery
With folders, you no longer need to scroll through a long list of templates or rely on partial name matching to find the right one. A well-organized folder hierarchy mirrors how your team actually thinks about templates, whether by department, by client, by document type, or by project phase.

2. Clearer Mental Model for Teams
When templates are organized into folders, the structure itself communicates intent. A new team member looking at your template library can quickly grasp how documents are categorized in your organization, reducing the need for explanations or onboarding documentation.

3. Filterable Views
Folders aren’t just visual containers. Selecting a folder filters the templates view to show only the templates inside it, giving you a focused workspace when you’re working within a specific category. The current folder is reflected in the page URL, so you can bookmark or share a filtered view.

How Template Folders Work in the Web App

Folders are accessible throughout the app via the folder icon in the navbar. Clicking it opens the folder menu, which displays your folder tree and lets you create, edit, or delete folders directly. On mobile devices, the folder menu is available from the main user menu.

Creating a Folder

To create a new folder, click the New Folder icon next to the Template Folders header in the folder menu. A dialog opens where you can enter the folder name and optionally select a parent folder if you want to create the folder inside an existing one.

To create a sub-folder directly from an existing folder, you can also use the Add action in the folder’s context menu, which pre-fills the parent selection for you. Folder names support letters, numbers, and spaces. Each folder gets a unique URL derived from its name, as described in the filtering section below.

Assigning Templates to Folders

You can assign a template to a folder either when creating a new template or by editing an existing template’s settings. The folder dropdown in the template settings shows the full tree of available folders, with indentation reflecting the parent-child relationships.

Each template belongs to a single folder at a time. To move a template to a different folder, you change the folder selection in the template settings and save. To remove a template from any folder, you select None in the folder dropdown.

Filtering Templates by Folder

Selecting a folder in the folder menu filters the templates view to show only the templates within that folder. The page URL updates to reflect the current filter. This means you can bookmark a folder view, share the URL with a teammate, or open multiple browser tabs each focused on a different folder.

The folder breadcrumb appears in the navbar, showing the full path of the selected folder. To return to the default view with all the templates, click the Clear Folder icon next to the breadcrumb or select All Templates in the folder menu.

The folder a template belongs to is visible in both Grid and List views of the templates page. In the Grid view, the folder name appears under the template title alongside a small folder icon. In the List view, a dedicated Folder column shows the same information. Clicking the folder name in either view filters the templates list to that folder.

Editing, Moving, and Deleting Folders

Each folder in the folder menu has a context menu with three actions: Edit to rename the folder or change its parent, Delete to remove the folder and all its sub-folders, and Add to create a new sub-folder inside it.

When you delete a folder, all of its sub-folders are also removed. Templates inside deleted folders are not themselves deleted, they simply become orphaned and return to the All Templates view. This means deleting a folder is always a safe operation from the perspective of your template content.

Moving a folder under a different parent is supported, with one safety guard: a folder cannot be moved into itself or any of its own descendants. The folder dialog automatically disables those options when you’re editing an existing folder, so the constraint is enforced visually before you can even attempt an invalid move.

Folders for Team Collaboration

For users with the team collaboration feature, folder organization extends naturally to shared templates. Team members see their team owner’s folders in a dedicated Shared section within the folder menu, separated from their own folders by a visual divider.

The visibility model is intentional: team members can browse and filter by the team owner’s shared folders, but they cannot create, rename, or delete folders in the team owner’s hierarchy. This keeps the folder structure consistent across the team and gives the owner clear ownership of how templates are organized for everyone.

When a team member is added or removed, the folder structure reflects this change immediately, without requiring any action on the member’s part. Similarly, when the owner makes changes to their folder structure, those changes propagate to every team member’s view as soon as they’re saved.

Folder Support in the API

For users who manage templates through the DocuGenerate API, folder organization is accessible through the same endpoints you already use. The folder a template belongs to is represented as a folder parameter on the template, expressed as an array of folder names that traces the path from the root to the assigned folder. For example, a template inside a sub-folder named “Contracts” within a parent folder named “Legal” has its folder field set to ["Legal", "Contracts"].

Specifying a Folder When Creating a Template

When creating a template via the API, you can include the folder parameter in your request to assign the template to a specific folder. If the folder path doesn’t yet exist in your account, DocuGenerate creates it automatically, including any intermediate folders along the way.

This auto-creation behavior makes it easy to set up your folder structure programmatically as you create templates, without needing to pre-configure the hierarchy through the web app first.

Moving Templates Between Folders

To move an existing template to a different folder, you can use the update template endpoint with a new value for the folder parameter. Setting it to an empty array ([]) removes the template from any folder, returning it to the orphaned state.

As with template creation, if the new folder path doesn’t exist yet, DocuGenerate creates the missing folders automatically (provided you’re the template owner). Team members with write permission on a shared template can update the template’s contents and settings, but they cannot create new folders in the template owner’s hierarchy, mirroring the web app behavior.

Filtering Templates by Folder

The list templates endpoint accepts a folder query parameter that filters the response to a specific folder. The parameter takes the same form as for the creating or updating a template, expressed as an array of folder names that traces the path from the root to the assigned folder.

This filter follows the same logic as the web app filtering: selecting a folder returns only templates directly assigned to it, not templates from any sub-folders. To gather templates from a folder and all of its sub-folders, you’d issue separate requests for each sub-folder.

Use Case Scenarios

Let’s explore some real-world scenarios where template folders can provide significant value.

Scenario 1: Department-based Organization

A mid-sized company uses DocuGenerate to manage templates across multiple departments: HR, Legal, Sales, and Finance. With dozens of templates in each department, finding the right one had become time-consuming, and new hires struggled to locate the templates relevant to their role.

After organizing templates into top-level folders by department, with sub-folders for specific document types (offer letters, contracts, proposals, invoices), team members can navigate directly to their department’s folder and see only the templates relevant to them. Shareable folder URLs are added to each team’s onboarding documentation, giving new hires a direct link to the templates they’ll be using from day one.

Scenario 2: Client-based Organization for an Agency

A marketing agency generates personalized contracts, proposals, and reports for dozens of clients, each with their own branding and terms. Before folders, the agency’s team relied on a naming convention like [client-name]_[document-type] to locate templates, but this created long, hard-to-scan template names and made it difficult to onboard new account managers.

By creating a top-level folder per client and organizing document types as sub-folders, the agency’s account managers can now browse a clean, hierarchical view of all materials for any given client. When onboarding a new client, the account manager creates a new client folder and replicates the standard sub-folder structure inside it.

Scenario 3: Programmatic Folder Setup via API

A document automation team integrates DocuGenerate into their internal tooling, generating templates programmatically from a database of document patterns. Their internal system organizes patterns by region and document category, and they want their DocuGenerate account to mirror that structure exactly.

Using the API, their integration sends the appropriate folder parameter when creating each template, automatically building out a folder hierarchy that matches their internal taxonomy. This keeps their DocuGenerate account synchronized with their source-of-truth without any manual folder management in the web app, even as their pattern catalog evolves.

Best Practices for Folder Organization

To get the most out of template folders as your library grows, consider these practices that help keep your structure useful and maintainable over time:

1. Start with broad categories and refine as needed. Resist the temptation to create deep folder hierarchies from day one. Begin with a few top-level folders that match the highest-level distinctions in your workflow, and add sub-folders only when a category accumulates enough templates to justify subdivision.

2. Match folders to how your team thinks, not how your data is structured. A folder structure works best when it reflects the mental model your team already uses. If everyone refers to “Q1 contracts” rather than “January through March contracts”, let the folder name match the spoken vocabulary, even if it diverges from your internal naming standards.

3. Use shareable folder URLs for onboarding. When new team members join, share direct links to the folders they’ll be working with most often. This shortens the learning curve significantly and ensures everyone is aware of the relevant templates from the start.

4. Re-evaluate periodically. Folder structures that made sense a year ago may not match how your team works today. Schedule a periodic review (quarterly or semi-annually) to consolidate underused folders, split folders that have grown too large, or restructure entirely if your workflow has changed substantially.

Conclusion

Template Folders are one of the most-requested additions to DocuGenerate, and we’re glad to finally deliver an organizational model that scales with your template library. Whether you’re managing a small handful of templates or hundreds across multiple departments and clients, folders give you the structure and flexibility to find what you need and share it with your team.

As always, we welcome your feedback as you start organizing your templates with this new feature. We’re particularly interested in hearing about workflows where folders save your team meaningful time, as well as any rough edges you encounter in real-world use that we should consider for future improvements.

Resources

• How do I create a folder?
• How do I assign a template to a folder?
• How do I filter templates by folder?
• How do I create nested folders?
• How do I edit a folder?
• How do I delete a folder?
• Create template API documentation.
• Update template API documentation.
• List templates API documentation.

Datums komen voor in bijna elk zakelijk document. Contracten specificeren ingangsdatums, facturen hebben vervaldatums, certificaten dragen uitgiftedatums, en aanbevelingsbrieven worden gedateerd om hun relevantie vast te stellen. Hoe die datums worden weergegeven, is belangrijk, omdat datumformaatconventies aanzienlijk verschillen per land en regio. In de Verenigde Staten is het standaardformaat MM/DD/YYYY, terwijl het grootste deel van Europa en veel van de rest van de wereld DD/MM/YYYY gebruikt. Zonder controle over datumopmaak zou een datum zoals 4 december 2026 kunnen verschijnen als 12/04/2026 voor een Amerikaanse lezer of 04/12/2026 voor een Europese lezer, waarbij elk deze alleen correct interpreteert volgens hun eigen conventie.

DocuGenerate biedt u twee verschillende manieren om te bepalen hoe datums worden weergegeven in uw gegenereerde documenten, elk geschikt voor een ander gebruiksscenario. De eerste is het filter date, dat een datumwaarde uit uw dataset opmaakt en weergeeft in het uitvoerformaat dat u opgeeft. De tweede is het rechtstreeks invoegen van de huidige datum in het documentsjabloon met Word of LibreOffice, zodat het veld automatisch wordt gevuld met de datum van vandaag op het moment van generatie.

Dit artikel doorloopt beide benaderingen met het sjabloon Aanbevelingsbrief uit onze Sjabloonbibliotheek. Voor elke benadering laten we zien hoe u zowel Amerikaanse als Europese datumformaten produceert, zodat u een concrete referentie heeft, ongeacht welke conventie uw documenten volgen.

Datums Opmaken vanuit Uw Dataset

Wanneer uw dataset datumwaarden bevat, geeft het date-filter van DocuGenerate u volledige controle over hoe die datums worden weergegeven in het gegenereerde document. Dit is de juiste aanpak wanneer de datum een betekenisvol stukje data is dat is gekoppeld aan een specifieke gebeurtenis, zoals de ondertekeningsdatum van een contract of de datum waarop een brief formeel is geadresseerd.

Het filter maakt deel uit van de functieset uitgebreide syntax, dus moet u deze inschakelen voordat het effect heeft. Open hiervoor het sjabloon, ga naar Settings, vink het selectievakje Enable enhanced syntax aan, en klik op Save.

De Data Voorbereiden

Het filter date verwacht dat de invoerwaarde in het formaat ISO 8601 is, specifiek yyyy-MM-dd. Dit is een internationaal erkende standaard voor het weergeven van datums die de dubbelzinnigheid van regionale conventies vermijdt. Als uw data momenteel datums in een ander formaat opslaat, moet u deze omzetten naar het ISO-formaat voordat u ze doorgeeft aan DocuGenerate. Het filter wordt genegeerd voor datums die niet in ISO-formaat zijn, en de invoerwaarde wordt ongewijzigd weergegeven in het gegenereerde document.

Het Sjabloon Bijwerken

Het originele sjabloon gebruikt de standaard DocuGenerate-syntax met vierkante haken als scheidingstekens. Wanneer uitgebreide syntax is ingeschakeld, is de tag-parser strenger en tolereert deze geen extra witruimte binnen merge-tags, dus moeten tags zoals [Job Title] worden [Job_Title]. Het bijgewerkte sjabloon is al bewerkt om tags zonder witruimte te hebben en is klaar voor gebruik met uitgebreide syntax.

Het Datumfilter Toepassen

Met uitgebreide syntax ingeschakeld, kunt u de datum rechtstreeks binnen de merge-tag opmaken met de volgende syntax:

[Date | date:'date_format']

De tekenreeks date_format gebruikt symbolen uit de Unicode Technical Standard voor datum- en tijdpatronen. De twee meest gebruikte formaten voor Amerikaanse en Europese conventies zijn:

Het filter ondersteunt ook meer uitgebreide formaten als u de volledige maandnaam wilt tonen, de dag van de week wilt opnemen, of tijdcomponenten wilt toevoegen. Voor een volledige lijst met opmaakopties en voorbeelden, zie het artikel Data opmaken met filters in ons Hulpcentrum.

De Datum van Vandaag Invoegen in het Sjabloon

Voor documenten waarbij de datum altijd de huidige datum op het moment van generatie moet weerspiegelen, is het doorgeven van een datum via de dataset onnodig. Een aanbevelingsbrief, een dagelijks statusrapport, of een ad-hoc certificaat heeft doorgaans alleen de datum van vandaag nodig, en het zou overbodig zijn om deze in elk API-verzoek of elke spreadsheetrij op te nemen. Voor deze gevallen kunt u een datumveld rechtstreeks invoegen in het Word-sjabloon. Wanneer DocuGenerate het document verwerkt, evalueert het veld en geeft het automatisch de huidige datum weer, zonder dat er enige datumwaarde in de data aanwezig is.

De Datum van Vandaag Invoegen in Microsoft Word

Met Microsoft Word kunt u de huidige datum invoegen via het veld Date & Time. Dit opent een dialoogvenster met een lijst van datum- en tijdformaten en een selectievakje met het label Update automatically. Door deze optie te selecteren, wordt de statische datum omgezet in een live veld dat wordt bijgewerkt telkens wanneer het document wordt geopend of verwerkt.

De beschikbare formaten in Word zijn vooraf bepaald en gekoppeld aan de regionale instellingen van het systeem. U kunt de taal wijzigen via het vervolgkeuzemenu, en de lijst met beschikbare formaten wordt bijgewerkt om overeen te komen met de geselecteerde taal.

Als u meer controle wilt over het datumformaat, kunt u in plaats daarvan Insert a Field kiezen, en de categorie Date and Time en de veldnaam Date selecteren. Klik op Options om te kiezen uit een lijst met vooraf gedefinieerde datumformaten, of voer het gewenste formaat in het tekstinvoerveld Field code in. Om hetzelfde resultaat te krijgen en de datum opgemaakt te hebben voor de Franse taal, moet u de waarde DATE \@ "dd/MM/yyyy" gebruiken in de field code. Dit vereist echter bekendheid met de veldsyntax van Word en is niet praktisch voor de meeste gebruikers.

Voor een sjabloon dat met deze aanpak is gebouwd, zie het Word-specifieke sjabloon, waarin de merge-tag [Date] is vervangen door het automatische datumveld van Word, ingesteld op het Europese formaat.

De Datum van Vandaag Invoegen in LibreOffice

LibreOffice Writer biedt een flexibelere manier om de datum van vandaag in te voegen, met locale-bewuste opmaak die een breed scala aan regionale datumconventies dekt. Om een datumveld in te voegen, gaat u naar Insert > Field > Date (variable), waarmee een datumveld met een standaardformaat aan uw document wordt toegevoegd. Klik met de rechtermuisknop op de nieuw ingevoegde datum en selecteer Edit Fields, waarmee het dialoogvenster Fields wordt geopend.

In dit dialoogvenster toont de kolom Format aan de rechterkant een lijst met vooraf gedefinieerde formaten voor de standaard systeemtaal. Deze standaardformaten dekken veelvoorkomende patronen, maar om toegang te krijgen tot formaten voor andere locales, klikt u op de optie Additional formats.

Dit opent een nieuw dialoogvenster waarin de datumopmaakmogelijkheden van LibreOffice bijzonder nuttig worden. Een vervolgkeuzelijst Language aan de rechterkant van het dialoogvenster laat u kiezen uit honderden taal- en localecombinaties. Zodra u een taal kiest, wordt de lijst Format bijgewerkt om datumpatronen te tonen die natuurlijk zijn voor die locale.

Door bijvoorbeeld French (France) te selecteren, worden patronen zoals JJ/MM/AAAA beschikbaar, wat de Franse notatie is voor DD/MM/YYYY. U kunt ook rechtstreeks een aangepaste formaatcode invoeren in het veld Format Code als geen van de vermelde opties overeenkomt met wat u nodig heeft.

Voor een sjabloon dat op deze manier is gebouwd, zie het LibreOffice-specifieke sjabloon. Deze aanpak is bijzonder praktisch wanneer u meerdere varianten van hetzelfde sjabloon voor verschillende regio’s onderhoudt. Elke versie kan dezelfde content gebruiken, maar het datumveld geconfigureerd hebben voor de doellocale, zodat de uitvoer overeenkomt met lokale verwachtingen zonder de data of de generatieworkflow te wijzigen.

De Juiste Aanpak Kiezen

De twee benaderingen behandelen verschillende scenario’s en kunnen beide van toepassing zijn binnen dezelfde organisatie, afhankelijk van het documenttype. Het datumfilter is de juiste keuze wanneer de datum een betekenisvol datageveld is dat is gekoppeld aan een specifieke gebeurtenis. De ondertekeningsdatum van een contract, de vervaldatum van een factuur, of de referentiedatum van een brief horen allemaal bij de data, en het filter laat u deze weergeven in welke regionale conventie de ontvanger ook verwacht. Aangezien het één ISO 8601-invoerwaarde neemt en deze bij uitvoer opmaakt, kunt u Amerikaanse en Europese doelgroepen bedienen met dezelfde data, door simpelweg de formaattekenreeks in het sjabloon te wijzigen.

Het rechtstreeks invoegen van de datum van vandaag in het sjabloon is de juiste keuze wanneer er geen datumwaarde in de data bestaat en het document simpelweg moet worden voorzien van de huidige datum. Dit houdt de dataset schoon en het generatieverzoek eenvoudig. Teams die documenten genereren voor meerdere regio’s onderhouden vaak een set locale-specifieke sjablonen, elk met het datumveld vooraf geconfigureerd voor zijn doelgroep, en wijzen elke regionale workflow toe aan het juiste sjabloon.

Conclusie

Ervoor zorgen dat datums correct worden weergegeven in gegenereerde documenten komt neer op het bepalen van waar de datumwaarde vandaan komt. Als deze uit uw dataset komt, gebruikt u het filter van DocuGenerate met een formaattekenreeks die overeenkomt met uw doelconventie. Als het document altijd de datum van vandaag moet weerspiegelen, voegt u een datumveld in het sjabloon in met Word of LibreOffice, voor meer geavanceerde controle over locales. Beide benaderingen werken met hetzelfde sjabloonformaat en passen natuurlijk binnen de generatieworkflow van DocuGenerate, zonder dat wijzigingen nodig zijn in hoe documenten worden gegenereerd of afgeleverd.

Bronnen

• Het sjabloon Aanbevelingsbrief, geconfigureerd voor het datumfilter.
• Het sjabloon Aanbevelingsbrief, met gebruik van het automatische datumveld van Word.
• Het sjabloon Aanbevelingsbrief, met gebruik van het datumveld van LibreOffice.
• Het artikel van DocuGenerate’s Hulpcentrum over het opmaken van data met filters.
• De documentatie van Microsoft over het invoegen van de datum van vandaag in een Word-document.

Dates appear in nearly every business document. Contracts specify effective dates, invoices carry due dates, certificates bear issuance dates, and recommendation letters are dated to establish their relevance. How those dates are presented matters, because date format conventions vary significantly by country and region. In the United States, the standard format is MM/DD/YYYY, while most of Europe and much of the rest of the world uses DD/MM/YYYY. Without control over date formatting, a date like December 4, 2026 could appear as 12/04/2026 to a US reader or 04/12/2026 to a European one, with each reading it correctly only for their own convention.

DocuGenerate gives you two distinct ways to control how dates appear in your generated documents, each suited to a different use case. The first is the date filter, which formats a date value supplied by your data set and renders it in whatever output format you specify. The second is inserting the current date directly into the document template using Word or LibreOffice, so the field is populated with today’s date automatically at generation time.

This article walks through both approaches using the Recommendation Letter template from our Template Library. For each approach, we’ll show how to produce both US and European date formats, so you have a concrete reference regardless of which convention your documents follow.

Formatting Dates from Your Data Set

When your data set contains date values, DocuGenerate’s date filter gives you full control over how those dates appear in the generated document. This is the right approach when the date is a meaningful piece of data tied to a specific event, such as the signing date of a contract or the date a letter is formally addressed.

The filter is part of the enhanced syntax feature set, so you need to enable it before it takes effect. To do that, open the template, go to Settings, check the Enable enhanced syntax checkbox, and click Save.

Preparing the Data

The date filter expects the input value to be in ISO 8601 format, specifically yyyy-MM-dd. This is an internationally recognized standard for representing dates that avoids the ambiguity of regional conventions. If your data currently stores dates in another format, you will need to convert them to the ISO format before passing them to DocuGenerate. The filter is ignored for non-ISO formatted dates, and the input value will be displayed as-is in the generated document.

Updating the Template

The original template uses the default DocuGenerate syntax with square bracket delimiters. When enhanced syntax is enabled, the tag parser is stricter and does not tolerate extra whitespace inside merge tags, so tags like [Job Title] need to become [Job_Title]. The updated template has already been edited to have whitespace-free tags and is ready for use with enhanced syntax.

Applying the Date Filter

With enhanced syntax enabled, you can format the date directly inside the merge tag using the following syntax:

[Date | date:'date_format']

The date_format string uses symbols from the Unicode Technical Standard for date and time patterns. The two most commonly needed formats for US and European conventions are:

The filter also supports more expressive formats if you need to show the full month name, include the day of the week, or add time components. For a complete list of formatting options and examples, see the How to format data with filters article from our Help Center.

Inserting Today’s Date in the Template

For documents where the date should always reflect the current date at generation time, passing a date through the data set is unnecessary. A recommendation letter, a daily status report, or an ad-hoc certificate typically just needs today’s date, and it would be redundant to include it in every API request or spreadsheet row. For these cases, you can insert a date field directly into the Word template. When DocuGenerate processes the document, the field evaluates and outputs the current date automatically, without any date value in the data at all.

Adding Today’s Date in Microsoft Word

Microsoft Word lets you insert the current date through the Date & Time field. This opens a dialog with a list of date and time formats and a checkbox labeled Update automatically. Selecting this option converts the static date into a live field that updates whenever the document is opened or processed.

The available formats in Word are predetermined and tied to the system’s regional settings. You can change the language from the drop-down menu and the available formats list is updated to match the selected language.

If you want more control over the date format, you can choose to Insert a Field instead, and select the Date and Time category and the Date field name. Click on Options to select from a list of pre-defined date formats, or enter the desired format in the Field code text input. To get the same result and have the date formatted for the French language, you’ll need to use the DATE \@ "dd/MM/yyyy" value in the field code. But this requires familiarity with Word’s field syntax and is not practical for most users.

For a template built using this approach, see the Word-specific template, where the [Date] merge tag has been replaced with Word’s automatic date field set to the European format.

Adding Today’s Date in LibreOffice

LibreOffice Writer provides a more flexible way to insert today’s date, with locale-aware formatting that covers a wide range of regional date conventions. To insert a date field, go to Insert > Field > Date (variable), which adds a date field to your document using a default format. Right-click on the newly inserted date and select Edit Fields, which opens the Fields dialog.

In this dialog, the Format column on the right displays a list of predefined formats for the default system language. These defaults cover common patterns, but to access formats for different locales, click the Additional formats option.

This opens a new dialog where LibreOffice’s date formatting capability becomes particularly useful. A Language dropdown on the right side of the dialog lets you select from hundreds of language and locale combinations. Once you pick a language, the Format list updates to show date patterns that are natural to that locale.

For example, selecting French (France) makes patterns like JJ/MM/AAAA available, which is the French notation for DD/MM/YYYY. You can also type a custom format code directly into the Format Code field if none of the listed options matches what you need.

For a template built this way, see the LibreOffice-specific template. This approach is particularly practical when you maintain multiple variants of the same template for different regions. Each version can use the same content but have the date field configured for the target locale, ensuring the output matches local expectations without modifying the data or the generation workflow.

Choosing the Right Approach

The two approaches address different scenarios and can both apply within the same organization depending on the document type. The date filter is the right choice when the date is a meaningful data field tied to a specific event. A contract’s signing date, an invoice’s due date, or a letter’s reference date all belong in the data, and the filter lets you render them in whatever regional convention the recipient expects. Since it takes a single ISO 8601 input and formats it on output, you can serve US and European audiences with the same data by simply changing the format string in the template.

Inserting today’s date directly in the template is the right choice when no date value exists in the data and the document simply needs to be stamped with the current date. This keeps the data set clean and the generation request simple. Teams that generate documents for multiple regions often maintain a set of locale-specific templates, each with the date field pre-configured for its target audience, and point each regional workflow at the appropriate template.

Conclusion

Getting dates to display correctly in generated documents comes down to identifying where the date value comes from. If it comes from your data set, use DocuGenerate’s filter with a format string that matches your target convention. If the document should always reflect today’s date, insert a date field into the template using Word or LibreOffice, for more advanced locale control. Both approaches work with the same template format and fit naturally into DocuGenerate’s generation workflow without requiring any changes to how documents are generated or delivered.

Resources

• The Recommendation Letter template configured for the date filter.
• The Recommendation Letter template using Word’s automatic date field.
• The Recommendation Letter template using LibreOffice’s date field.
• DocuGenerate’s Help Center article on how to format data with filters.
• Microsoft’s documentation on inserting today’s date in a Word document.

Datumsangaben erscheinen in fast jedem Geschäftsdokument. Verträge geben Wirksamkeitsdaten an, Rechnungen tragen Fälligkeitsdaten, Zertifikate haben Ausstellungsdaten und Empfehlungsschreiben werden mit einem Datum versehen, um ihre Relevanz zu belegen. Die Darstellung dieser Daten ist wichtig, da die Datumsformat-Konventionen je nach Land und Region erheblich variieren. In den USA ist das Standardformat MM/TT/JJJJ, während der größte Teil Europas und vieler anderer Länder TT/MM/JJJJ verwendet. Ohne Kontrolle über die Datumsformatierung könnte ein Datum wie der 4. Dezember 2026 für einen US-Leser als 12/04/2026 oder für einen europäischen Leser als 04/12/2026 erscheinen – wobei jeder es nur nach seiner eigenen Konvention korrekt interpretiert.

DocuGenerate bietet zwei unterschiedliche Möglichkeiten zur Steuerung der Datumsanzeige in generierten Dokumenten, jede geeignet für einen anderen Anwendungsfall. Die erste ist der date-Filter, der einen Datumswert aus Ihrem Datensatz formatiert und im gewünschten Ausgabeformat rendert. Die zweite ist das direkte Einfügen des aktuellen Datums in die Dokumentvorlage mit Word oder LibreOffice, sodass das Feld beim Generieren automatisch mit dem heutigen Datum befüllt wird.

Dieser Artikel beschreibt beide Ansätze anhand der Vorlage Empfehlungsschreiben aus unserer Vorlagenbibliothek. Für jeden Ansatz zeigen wir, wie Sie sowohl US-amerikanische als auch europäische Datumsformate erzeugen, damit Sie eine konkrete Referenz haben – unabhängig davon, welche Konvention Ihre Dokumente erfordern.

Datumsformatierung aus Ihrem Datensatz

Wenn Ihr Datensatz Datumswerte enthält, gibt Ihnen DocuGenerates Datumsfilter vollständige Kontrolle über die Darstellung im generierten Dokument. Dies ist der richtige Ansatz, wenn das Datum ein bedeutsames Datenelement ist, das mit einem bestimmten Ereignis verknüpft ist – beispielsweise das Unterzeichnungsdatum eines Vertrags oder das formale Datum eines Schreibens.

Dieser Filter ist Teil des Funktionssatzes der erweiterten Syntax, daher müssen Sie diese zunächst aktivieren, bevor er wirksam wird. Öffnen Sie dazu die Vorlage, gehen Sie zu Settings, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Enable enhanced syntax und klicken Sie auf Save.

Daten Vorbereiten

Der date-Filter erwartet den Eingabewert im ISO 8601-Format, speziell yyyy-MM-dd. Dies ist ein international anerkannter Standard zur Datumsdarstellung, der die Mehrdeutigkeit regionaler Konventionen vermeidet. Wenn Ihre Daten derzeit in einem anderen Format gespeichert sind, müssen Sie sie vor der Übergabe an DocuGenerate in das ISO-Format konvertieren. Bei nicht-ISO-formatierten Datumswerten wird der Filter ignoriert und der Eingabewert im generierten Dokument unverändert angezeigt.

Vorlage Aktualisieren

Die Originalvorlage verwendet die Standard-DocuGenerate- Syntax mit eckigen Klammern. Bei aktivierter erweiterter Syntax ist der Tag-Parser strenger und toleriert keinen zusätzlichen Leerraum innerhalb von Zusammenführungs-Tags, sodass Tags wie [Job Title] zu [Job_Title] werden müssen. Die aktualisierte Vorlage wurde bereits mit leerzeichenfreien Tags bearbeitet und kann sofort mit der erweiterten Syntax verwendet werden.

Datumsfilter Anwenden

Mit aktivierter erweiterter Syntax können Sie das Datum direkt im Zusammenführungs-Tag mit folgender Syntax formatieren:

[Date | date:'date_format']

Der date_format-String verwendet Symbole des Unicode Technical Standard für Datums- und Zeitmuster. Die zwei am häufigsten benötigten Formate für US-amerikanische und europäische Konventionen sind:

Der Filter unterstützt auch ausdrucksstärkere Formate, wenn Sie den vollständigen Monatsnamen anzeigen, den Wochentag einschließen oder Zeitkomponenten hinzufügen möchten. Eine vollständige Liste der Formatierungsoptionen und Beispiele finden Sie im Hilfecenter-Artikel Wie formatiere ich Daten mit Filtern?.

Heutiges Datum in die Vorlage Einfügen

Für Dokumente, bei denen das Datum immer das aktuelle Datum zum Generierungszeitpunkt widerspiegeln soll, ist es nicht notwendig, ein Datum über den Datensatz zu übergeben. Ein Empfehlungsschreiben, ein täglicher Statusbericht oder ein spontanes Zertifikat benötigt einfach das heutige Datum – es wäre redundant, dieses in jede API-Anfrage oder Tabellenkalkulationszeile aufzunehmen. Für diese Fälle können Sie ein Datumsfeld direkt in die Word-Vorlage einfügen. Wenn DocuGenerate das Dokument verarbeitet, wird das Feld ausgewertet und gibt automatisch das aktuelle Datum aus – ohne einen Datumswert in den Daten.

Heutiges Datum in Microsoft Word Einfügen

Microsoft Word ermöglicht das Einfügen des aktuellen Datums über das Date & Time-Feld. Dieses öffnet ein Dialogfeld mit einer Liste von Datums- und Uhrzeitformaten sowie einem Kontrollkästchen Update automatically. Durch Aktivieren dieser Option wird das statische Datum in ein Live-Feld umgewandelt, das bei jedem Öffnen oder Verarbeiten des Dokuments aktualisiert wird.

Die verfügbaren Formate in Word sind vorgegeben und an die regionalen Einstellungen des Systems gebunden. Sie können die Sprache über das Dropdown-Menü ändern, und die verfügbare Formatliste wird entsprechend der gewählten Sprache aktualisiert.

Wenn Sie mehr Kontrolle über das Datumsformat benötigen, können Sie stattdessen Insert a Field wählen und die Kategorie Date and Time sowie den Feldnamen Date auswählen. Klicken Sie auf Options, um aus einer Liste vordefinierter Datumsformate auszuwählen, oder geben Sie das gewünschte Format direkt in das Textfeld Field code ein. Um das gleiche Ergebnis zu erhalten und das Datum für die Sprache French zu formatieren, müssen Sie den Wert DATE \@ "dd/MM/yyyy" im Feldcode verwenden. Dies erfordert jedoch Vertrautheit mit Words Feldsyntax und ist für die meisten Anwender nicht praktikabel.

Eine Vorlage, die nach diesem Ansatz erstellt wurde, finden Sie unter Word-spezifische Vorlage, in der das [Date]-Zusammenführungs-Tag durch Words automatisches Datumsfeld im europäischen Format ersetzt wurde.

Heutiges Datum in LibreOffice Einfügen

LibreOffice Writer bietet eine flexiblere Möglichkeit, das heutige Datum einzufügen, mit gebietsschemaabhängiger Formatierung, die eine Vielzahl regionaler Datumskonventionen abdeckt. Um ein Datumsfeld einzufügen, gehen Sie zu Insert > Field > Date (variable), wodurch ein Datumsfeld in Ihr Dokument mit einem Standardformat eingefügt wird. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das neu eingefügte Datum und wählen Sie Edit Fields, um das Felder-Dialogfeld zu öffnen.

In diesem Dialogfeld zeigt die Spalte Format auf der rechten Seite eine Liste vordefinierter Formate für die Standard-Systemsprache an. Diese Standardwerte decken gängige Muster ab, aber um Formate für verschiedene Gebietsschemata aufzurufen, klicken Sie auf die Option Additional formats.

Dadurch öffnet sich ein neues Dialogfeld, in dem LibreOffices Datumsformatierungsfunktion besonders nützlich wird. Ein Language-Dropdown auf der rechten Seite des Dialogfelds ermöglicht die Auswahl aus Hunderten von Sprach- und Gebietsschema-Kombinationen. Sobald Sie eine Sprache auswählen, wird die Format-Liste aktualisiert und zeigt Datumsmuster an, die für dieses Gebietsschema typisch sind.

Wenn Sie beispielsweise French (France) auswählen, werden Muster wie JJ/MM/AAAA verfügbar, was die französische Schreibweise für TT/MM/JJJJ ist. Sie können auch einen benutzerdefinierten Formatcode direkt in das Feld Format Code eingeben, wenn keine der aufgeführten Optionen Ihren Anforderungen entspricht.

Eine Vorlage, die nach diesem Ansatz erstellt wurde, finden Sie unter LibreOffice-spezifische Vorlage. Dieser Ansatz ist besonders praktisch, wenn Sie mehrere Varianten derselben Vorlage für verschiedene Regionen pflegen. Jede Version kann denselben Inhalt verwenden, aber das Datumsfeld für das Zielgebietsschema konfiguriert haben, sodass die Ausgabe den lokalen Erwartungen entspricht, ohne die Daten oder den Generierungs-Workflow zu ändern.

Den Richtigen Ansatz Wählen

Beide Ansätze decken unterschiedliche Szenarien ab und können in derselben Organisation je nach Dokumenttyp beide Anwendung finden. Der Datumsfilter ist die richtige Wahl, wenn das Datum ein bedeutsames Datenfeld ist, das mit einem bestimmten Ereignis verknüpft ist. Das Unterzeichnungsdatum eines Vertrags, das Fälligkeitsdatum einer Rechnung oder das Bezugsdatum eines Schreibens gehören alle in die Daten, und der Filter ermöglicht die Darstellung in jeder regionalen Konvention, die der Empfänger erwartet. Da er einen einzelnen ISO-8601-Eingabewert entgegennimmt und diesen bei der Ausgabe formatiert, können Sie US-amerikanische und europäische Zielgruppen mit denselben Daten bedienen, indem Sie einfach den Formatstring in der Vorlage ändern.

Das direkte Einfügen des heutigen Datums in die Vorlage ist die richtige Wahl, wenn kein Datumswert in den Daten vorhanden ist und das Dokument einfach mit dem aktuellen Datum gestempelt werden soll. Dies hält den Datensatz sauber und die Generierungsanfrage einfach. Teams, die Dokumente für mehrere Regionen generieren, pflegen oft eine Reihe gebietsschemaspezifischer Vorlagen, in denen das Datumsfeld jeweils für die Zielgruppe vorkonfiguriert ist, und verweisen jeden regionalen Workflow auf die entsprechende Vorlage.

Fazit

Die korrekte Datumsanzeige in generierten Dokumenten hängt davon ab, wo der Datumswert herkommt. Stammt er aus Ihrem Datensatz, verwenden Sie DocuGenerates Filter mit einem Formatstring, der Ihrer Zielkonvention entspricht. Soll das Dokument immer das heutige Datum widerspiegeln, fügen Sie ein Datumsfeld mit Word oder LibreOffice in die Vorlage ein – für eine erweiterte Gebietsschemakontrolle. Beide Ansätze funktionieren mit demselben Vorlagenformat und fügen sich nahtlos in DocuGenerates Generierungs-Workflow ein, ohne Änderungen daran zu erfordern, wie Dokumente generiert oder bereitgestellt werden.

Ressourcen

• Die Empfehlungsschreiben-Vorlage, konfiguriert für den Datumsfilter.
• Die Empfehlungsschreiben-Vorlage mit Words automatischem Datumsfeld.
• Die Empfehlungsschreiben-Vorlage mit LibreOffices Datumsfeld.
• DocuGenerates Hilfecenter-Artikel zu Wie formatiere ich Daten mit Filtern?.
• Microsofts Dokumentation zum Einfügen des heutigen Datums in ein Word-Dokument.

Les dates apparaissent dans presque tous les documents métiers. Les contrats précisent des dates d’entrée en vigueur, les factures portent des dates d’échéance, les certificats portent des dates d’émission, et les lettres de recommandation sont datées pour établir leur pertinence. La manière dont ces dates sont présentées est importante, car les conventions de format de date varient considérablement selon le pays et la région. Aux États-Unis, le format standard est MM/DD/YYYY, tandis que la majeure partie de l’Europe et du reste du monde utilise DD/MM/YYYY. Sans contrôle sur le formatage des dates, une date comme le 4 décembre 2026 pourrait apparaître comme 12/04/2026 pour un lecteur américain ou 04/12/2026 pour un lecteur européen, chacun ne la lisant correctement que selon sa propre convention.

DocuGenerate vous offre deux façons distinctes de contrôler l’affichage des dates dans vos documents générés, chacune adaptée à un cas d’usage différent. La première est le filtre date, qui formate une valeur de date fournie par votre jeu de données et l’affiche dans le format de sortie que vous spécifiez. La seconde consiste à insérer la date du jour directement dans le modèle de document à l’aide de Word ou LibreOffice, afin que le champ soit automatiquement rempli avec la date du jour au moment de la génération.

Cet article passe en revue les deux approches en utilisant le modèle de Lettre de Recommandation de notre Bibliothèque de Modèles. Pour chaque approche, nous montrerons comment produire à la fois les formats de date américain et européen, afin que vous disposiez d’une référence concrète quelle que soit la convention suivie par vos documents.

Formater les Dates depuis Votre Jeu de Données

Lorsque votre jeu de données contient des valeurs de date, le filtre de date de DocuGenerate vous donne un contrôle complet sur l’affichage de ces dates dans le document généré. C’est l’approche adaptée lorsque la date est une donnée significative liée à un événement spécifique, comme la date de signature d’un contrat ou la date à laquelle une lettre est officiellement adressée.

Le filtre fait partie de l’ensemble de fonctionnalités de la syntaxe avancée, vous devez donc l’activer avant qu’il ne prenne effet. Pour cela, ouvrez le modèle, allez dans Settings, cochez la case Enable enhanced syntax, et cliquez sur Save.

Préparer les Données

Le filtre date attend que la valeur d’entrée soit au format ISO 8601, plus précisément yyyy-MM-dd. Il s’agit d’une norme reconnue internationalement pour représenter les dates qui évite l’ambiguïté des conventions régionales. Si vos données stockent actuellement les dates dans un autre format, vous devrez les convertir au format ISO avant de les transmettre à DocuGenerate. Le filtre est ignoré pour les dates non formatées en ISO, et la valeur d’entrée sera affichée telle quelle dans le document généré.

Mettre à Jour le Modèle

Le modèle original utilise la syntaxe par défaut de DocuGenerate avec des délimiteurs en crochets. Lorsque la syntaxe avancée est activée, l’analyseur de balises est plus strict et ne tolère pas d’espaces supplémentaires à l’intérieur des balises de fusion, donc des balises comme [Job Title] doivent devenir [Job_Title]. Le modèle mis à jour a déjà été modifié pour avoir des balises sans espaces et est prêt à être utilisé avec la syntaxe avancée.

Appliquer le Filtre de Date

Avec la syntaxe avancée activée, vous pouvez formater la date directement à l’intérieur de la balise de fusion en utilisant la syntaxe suivante :

[Date | date:'date_format']

La chaîne date_format utilise des symboles issus de la norme technique Unicode pour les motifs de date et d’heure. Les deux formats les plus couramment nécessaires pour les conventions américaine et européenne sont :

Le filtre prend également en charge des formats plus expressifs si vous devez afficher le nom complet du mois, inclure le jour de la semaine, ou ajouter des composants d’heure. Pour une liste complète des options de formatage et des exemples, consultez l’article Comment formater les données avec des filtres de notre Centre d’Aide.

Insérer la Date du Jour dans le Modèle

Pour les documents où la date doit toujours refléter la date actuelle au moment de la génération, il est inutile de transmettre une date via le jeu de données. Une lettre de recommandation, un rapport d’état quotidien, ou un certificat ponctuel n’a généralement besoin que de la date du jour, et il serait redondant de l’inclure dans chaque requête API ou ligne de feuille de calcul. Pour ces cas, vous pouvez insérer un champ de date directement dans le modèle Word. Lorsque DocuGenerate traite le document, le champ s’évalue et affiche automatiquement la date actuelle, sans aucune valeur de date dans les données.

Ajouter la Date du Jour dans Microsoft Word

Microsoft Word vous permet d’insérer la date actuelle via le champ Date et heure. Cela ouvre une boîte de dialogue avec une liste de formats de date et d’heure et une case à cocher intitulée Mettre à jour automatiquement. Sélectionner cette option convertit la date statique en un champ dynamique qui se met à jour chaque fois que le document est ouvert ou traité.

Les formats disponibles dans Word sont prédéterminés et liés aux paramètres régionaux du système. Vous pouvez changer la langue depuis le menu déroulant, et la liste des formats disponibles est mise à jour pour correspondre à la langue sélectionnée.

Si vous souhaitez plus de contrôle sur le format de date, vous pouvez plutôt choisir Insérer un champ, et sélectionner la catégorie Date et heure et le nom de champ Date. Cliquez sur Options pour choisir parmi une liste de formats de date prédéfinis, ou saisissez le format souhaité dans le champ de texte Code de champ. Pour obtenir le même résultat et avoir la date formatée pour la langue française, vous devrez utiliser la valeur DATE \@ "dd/MM/yyyy" dans le code de champ. Mais cela nécessite une bonne connaissance de la syntaxe des champs de Word et n’est pas pratique pour la plupart des utilisateurs.

Pour un modèle construit avec cette approche, consultez le modèle spécifique à Word, où la balise de fusion [Date] a été remplacée par le champ de date automatique de Word configuré au format européen.

Ajouter la Date du Jour dans LibreOffice

LibreOffice Writer offre un moyen plus flexible d’insérer la date du jour, avec un formatage tenant compte des paramètres régionaux et couvrant un large éventail de conventions de date régionales. Pour insérer un champ de date, allez dans Insertion > Champ > Date (variable), ce qui ajoute un champ de date à votre document avec un format par défaut. Faites un clic droit sur la date nouvellement insérée et sélectionnez Modifier les champs, ce qui ouvre la boîte de dialogue des champs.

Dans cette boîte de dialogue, la colonne Format sur la droite affiche une liste de formats prédéfinis pour la langue système par défaut. Ces valeurs par défaut couvrent les motifs courants, mais pour accéder aux formats d’autres langues, cliquez sur l’option Formats supplémentaires.

Cela ouvre une nouvelle boîte de dialogue où la capacité de formatage de date de LibreOffice devient particulièrement utile. Un menu déroulant Langue sur le côté droit de la boîte de dialogue vous permet de choisir parmi des centaines de combinaisons de langue et de région. Une fois la langue choisie, la liste Format se met à jour pour afficher des motifs de date naturels pour cette région.

Par exemple, sélectionner Français (France) rend disponibles des motifs comme JJ/MM/AAAA, qui est la notation française pour DD/MM/YYYY. Vous pouvez également saisir un code de format personnalisé directement dans le champ Code de Format si aucune des options listées ne correspond à vos besoins.

Pour un modèle construit de cette manière, consultez le modèle spécifique à LibreOffice. Cette approche est particulièrement pratique lorsque vous maintenez plusieurs variantes du même modèle pour différentes régions. Chaque version peut utiliser le même contenu mais avoir le champ de date configuré pour la région cible, garantissant que le résultat correspond aux attentes locales sans modifier les données ni le flux de génération.

Choisir la Bonne Approche

Les deux approches répondent à des scénarios différents et peuvent toutes deux s’appliquer au sein de la même organisation selon le type de document. Le filtre de date est le bon choix lorsque la date est une donnée significative liée à un événement spécifique. La date de signature d’un contrat, la date d’échéance d’une facture, ou la date de référence d’une lettre appartiennent toutes aux données, et le filtre vous permet de les afficher selon la convention régionale attendue par le destinataire. Comme il prend une seule entrée ISO 8601 et la formate à la sortie, vous pouvez servir des audiences américaines et européennes avec les mêmes données en changeant simplement la chaîne de format dans le modèle.

Insérer la date du jour directement dans le modèle est le bon choix lorsqu’aucune valeur de date n’existe dans les données et que le document doit simplement être daté du jour actuel. Cela permet de garder le jeu de données propre et la requête de génération simple. Les équipes qui génèrent des documents pour plusieurs régions maintiennent souvent un ensemble de modèles spécifiques à chaque région, chacun avec le champ de date préconfiguré pour son audience cible, et orientent chaque flux régional vers le modèle approprié.

Conclusion

Faire en sorte que les dates s’affichent correctement dans les documents générés revient à identifier d’où provient la valeur de la date. Si elle provient de votre jeu de données, utilisez le filtre de DocuGenerate avec une chaîne de format correspondant à votre convention cible. Si le document doit toujours refléter la date du jour, insérez un champ de date dans le modèle à l’aide de Word ou LibreOffice, pour un contrôle régional plus avancé. Les deux approches fonctionnent avec le même format de modèle et s’intègrent naturellement dans le flux de génération de DocuGenerate sans nécessiter de modification de la manière dont les documents sont générés ou livrés.

Ressources

• Le modèle de Lettre de Recommandation configuré pour le filtre de date.
• Le modèle de Lettre de Recommandation utilisant le champ de date automatique de Word.
• Le modèle de Lettre de Recommandation utilisant le champ de date de LibreOffice.
• L’article du Centre d’Aide DocuGenerate sur comment formater les données avec des filtres.
• La documentation de Microsoft sur l’insertion de la date du jour dans un document Word.

Mail merge is het proces waarbij een documentsjabloon wordt gecombineerd met een gegevensbron om in één bewerking meerdere gepersonaliseerde documenten te produceren. Het wordt vaak gebruikt voor contracten, aanbiedingsbrieven, facturen, certificaten, en elk ander document waarbij de algemene structuur hetzelfde blijft, maar specifieke velden per ontvanger of record veranderen. Microsoft Word heeft al tientallen jaren mail merge als ingebouwde functie, waardoor het een vertrouwd startpunt is voor veel teams die al werken binnen het Microsoft 365-ecosysteem. Speciale platforms voor documentgeneratie zoals DocuGenerate benaderen hetzelfde probleem anders: cloudgebaseerde verwerking, een REST API, en een set sjabloonfuncties die veel verder gaan dan wat Word van nature ondersteunt.

In dit artikel evalueren we beide benaderingen met hetzelfde sjabloon en dezelfde databestand, zodat de resultaten rechtstreeks vergelijkbaar zijn. We doorlopen elke workflow van begin tot eind, en onderzoeken vervolgens hoe de twee tools specifieke functies afhandelen, waaronder uitvoerformaten, bulkgeneratie, dynamische bestandsnamen, voorwaardelijke content, afbeeldingen, en QR-codes. Het doel is niet om een universele winnaar aan te wijzen, maar om u een duidelijk beeld te geven van waar elke tool past, zodat u de juiste kunt kiezen voor uw workflow.

De Voorbeeldbestanden

Om de vergelijking concreet te houden, gebruiken beide workflows in dit artikel dezelfde twee bestanden. Het sjabloon is het Word-document Employment Contract.docx uit onze Sjabloonbibliotheek. Het bevat samenvoegvelden voor werknemersdetails, contractdatums, vergoeding, en andere standaard contractvoorwaarden.

De gegevensbron is de bijbehorende spreadsheet Employment Contract.xlsx, waarbij elke rij één werknemer vertegenwoordigt en de kolomkoppen exact overeenkomen met de namen van de samenvoegvelden in het sjabloon.

Een belangrijk punt is dat de kolomnamen in de spreadsheet exact moeten overeenkomen met de namen van de merge-tags in het sjabloon, wil een van beide tools correct werken. Dit is een vereiste die zowel voor Word als voor DocuGenerate geldt, en dit is ongeacht welk scheidingstekenformaat wordt gebruikt.

Mail Merge in Microsoft Word

De mail merge-functie van Word is toegankelijk vanaf het tabblad Mailings, dat een gestructureerde workflow biedt voor het koppelen van een sjabloon aan een gegevensbron, het invoegen van velden, het bekijken van een voorvertoning van de uitvoer, en het voltooien van de samenvoeging. Dit alles gebeurt lokaal binnen de Word-applicatie.

De Excel-Gegevensbron Koppelen

Om een mail merge te starten, opent u het Employment Contract-sjabloon in Word en navigeert u naar Mailings > Select Recipients > Use an Existing List. Word vraagt u een bestand te selecteren. Na het selecteren van Employment Contract.xlsx verschijnt een dialoogvenster waarin u wordt gevraagd welk blad u als gegevensbron wilt gebruiken, wat nuttig is wanneer uw werkmap meerdere tabbladen bevat.

Zodra de gegevensbron is gekoppeld, leest Word de kolomkoppen en maakt deze gedurende de sessie beschikbaar als samenvoegvelden. U kunt ook Edit Recipient List openen om records te filteren, te sorteren, of specifieke rijen uit te sluiten voordat u de samenvoeging uitvoert.

Een aandachtspunt: wanneer u het Word-sjabloon opslaat nadat het is gekoppeld aan een Excel-bestand, slaat het het pad naar dat bestand op in het document. Als het Excel-bestand later wordt verplaatst, hernoemd, of verwijderd, activeert het opnieuw openen van het sjabloon een foutmelding die zegt “Word cannot find its data source”. Vervolgens wordt u gevraagd het bestand opnieuw te lokaliseren of de koppeling naar de gegevensbron volledig te verwijderen. Dit koppelingsgedrag betekent dat het sjabloon en het databestand gesynchroniseerd moeten blijven, wat een aandachtspunt voor onderhoud kan worden bij het delen van sjablonen binnen een team.

De Samenvoegvelden Invoegen

Zodra de gegevensbron is gekoppeld, kunt u samenvoegvelden overal in het sjabloon plaatsen met Mailings > Insert Merge Field. Word verpakt elk veld in het vaste scheidingstekenformaat «Field_Name», met guillemet-tekens die via de interface worden ingevoegd in plaats van rechtstreeks te worden getypt. Dit scheidingstekenformaat is niet configureerbaar: alle samenvoegvelden van Word gebruiken «» en kunnen niet worden gewijzigd naar een ander tekenpaar.

Merk op dat Word de spaties in de kolomnamen vervangt door underscores bij het maken van de veldnamen voor de samenvoeging. De kolom met de naam Contract Date in de spreadsheet wordt dus «Contract_Date» in de lijst met samenvoegvelden. Dit werkt prima in Word, maar het is nuttig om dit in gedachten te houden als u hetzelfde sjabloon bijvoorbeeld in DocuGenerate wilt gebruiken, omdat de kolomnamen in Excel dan niet meer exact overeenkomen met de merge-tags.

De Resultaten in de Voorvertoning Bekijken

De knop Preview Results op het tabblad Mailings vervangt elk samenvoegveld door de bijbehorende waarde uit de eerste rij data. Met navigatiepijlen kunt u door de resterende records bladeren om de uitvoer steekproefsgewijs te controleren voordat u de volledige samenvoeging uitvoert. Deze directe voorvertoning is een van de meest nuttige functies van Word tijdens de ontwikkeling van sjablonen.

De Samenvoeging Voltooien

Nu het sjabloon is geverifieerd, biedt Finish & Merge drie opties: de samengevoegde documenten bewerken in een nieuw Word-bestand, rechtstreeks naar een printer versturen, of als afzonderlijke e-mailberichten versturen via Outlook. Door Edit Individual Documents te selecteren, wordt één Word-bestand geproduceerd waarin elk samengevoegd record wordt gescheiden door een pagina-einde.

U kunt een kopie van het samengevoegde document downloaden om te zien hoe de uitvoer eruitziet. Om een PDF te verkrijgen, moet u dat bestand na het genereren handmatig opslaan of exporteren.

Word genereert geen afzonderlijke bestanden per record als onderdeel van het samenvoegproces. De hele workflow is uitsluitend desktopgebonden: er is geen API, geen cloudverwerking, en geen manier om een mail merge programmatisch te activeren vanuit een andere applicatie.

Mail Merge in DocuGenerate

DocuGenerate is een cloudgebaseerd platform voor documentgeneratie dat werkt vanuit een webapp en een REST API. Het sjabloon blijft een standaard DOCX-bestand, zodat u het zoals gebruikelijk kunt ontwerpen en bewerken in Word. De generatiestap vindt plaats in de cloud en produceert het uiteindelijke document zonder dat er lokale software nodig is buiten een browser of een HTTP-client.

Het Sjabloon Instellen

Om te beginnen, uploadt u het Employment Contract-sjabloon vanaf de pagina New Template in de webapp. DocuGenerate leest de merge-tags uit het document en gebruikt deze als de velden die tijdens de generatie moeten worden ingevuld.

De merge-tags kunnen vierkante haken [] gebruiken als scheidingstekens, maar het is ook mogelijk om de scheidingstekens aan te passen naar elk gewenst tekenpaar, inclusief de Word-stijl «»-guillemets als u een bestaand mail merge-sjabloon van Word wilt hergebruiken zonder het te wijzigen.

Genereren vanuit Excel

Om documenten te genereren vanuit Excel, klikt u op New Document op het sjabloon, kiest u de optie Excel or CSV file, en uploadt u Employment Contract.xlsx. DocuGenerate detecteert de bladen in de werkmap en laat u kiezen welk blad u wilt gebruiken. Net als bij Word moeten de kolomnamen in de spreadsheet exact overeenkomen met de namen van de merge-tags in het sjabloon, wil de generatie slagen.

In de sectie Data Items kunt u selecteren welke records worden gebruikt voor de samenvoeging door erop te klikken. Standaard worden alle records in de spreadsheet gebruikt voor het genereren van de documenten.

Het exportformaat voor de samenvoeging kan een Word-document zijn, wat overeenkomt met de native uitvoer van Word, of een PDF die rechtstreeks in de cloud wordt gegenereerd. Voor meerdere records kunt u ofwel alle documenten combineren tot één bestand (zie Employment Contracts.docx als voorbeeld), of ze downloaden als afzonderlijke bestanden gegroepeerd in een ZIP-archief (zie Employment Contracts.zip).

Genereren via de API

DocuGenerate biedt ook een API waarmee u documentgeneratie kunt activeren vanuit elk extern systeem. Bij het genereren vanuit een Excel-bestand via de API, geeft u het bestand door als parameter file, en optioneel de parameter sheet om op te geven welk tabblad moet worden gebruikt. Hoewel de webapp selectie van rijbereiken ondersteunt, verwerkt de API standaard alle rijen in het geselecteerde blad. Dit maakt het mogelijk om documentgeneratie te integreren in automatiseringsworkflows en backend-applicaties die automatisch documenten moeten produceren.

Functievergelijking

Nu beide workflows zijn behandeld, volgt hier een nadere blik op hoe Word en DocuGenerate specifieke functies afhandelen die het meest van belang zijn in workflows voor documentgeneratie. U kunt op elke functie in de onderstaande tabel klikken om rechtstreeks naar de details te springen.

Scheidingstekens

Word vereist de «»-guillemet-tekens als scheidingstekens voor samenvoegvelden. Deze worden via de Word-interface ingevoegd en kunnen niet worden getypt of gewijzigd naar een ander formaat. Met DocuGenerate kunt u elk gewenst scheidingsteken instellen in de sjabloonsinstellingen, waardoor het eenvoudig wordt om een bestaand Word-sjabloon te migreren of aan te sluiten bij een formaat dat uw team al gebruikt.

Voorvertoning

De knop Preview Results van Word toont het ingevulde document onmiddellijk, waardoor het eenvoudig wordt om tijdens de ontwikkeling van het sjabloon te itereren zonder elke keer een bestand te genereren. DocuGenerate heeft geen gelijkwaardige voorvertoning in de app. Om de uitvoer te zien, genereert u een document. Voor sjablonen die actief in ontwikkeling zijn, voegt dit een kleine feedbacklus toe in vergelijking met Word, hoewel het gegenereerde bestand doorgaans binnen enkele seconden beschikbaar is.

PDF-Export

De mail merge van Word produceert een Word-document als primaire uitvoer. Converteren naar PDF vereist het apart opslaan of exporteren van het bestand, en het proces maakt niet automatisch afzonderlijke PDF-bestanden per record. DocuGenerate kan zowel DOCX als PDF rechtstreeks genereren.

Bulkgeneratie

Beide tools ondersteunen het genereren van meerdere documenten vanuit een spreadsheet in één bewerking. Word voegt alle samengevoegde records samen tot één Word-bestand met pagina-einden tussen records. DocuGenerate geeft u meer controle: u kunt alle documenten combineren tot één uitvoerbestand of afzonderlijke bestanden produceren gegroepeerd in een ZIP-archief.

Dynamische Bestandsnamen

Word ondersteunt geen dynamische bestandsnamen voor samengevoegde uitvoer. Met DocuGenerate kunt u merge-tags gebruiken in de documentnaam, zodat elk gegenereerd bestand kan worden benoemd met waarden uit de datarij, zoals de volledige naam van de werknemer of de begindatum van het contract. Dit zorgt ervoor dat de uitvoer direct georganiseerd is, zonder handmatig hernoemen na de samenvoeging.

API-Toegang

Mail merge in Word heeft geen API en kan niet van buiten de Word-applicatie worden geactiveerd. DocuGenerate biedt een REST API die integreert met externe systemen, waardoor het mogelijk wordt om documenten programmatisch te genereren als onderdeel van een backend-applicatie, of een automatiseringsplatform.

E-mailbezorging

Word ondersteunt het versturen van samengevoegde documenten als afzonderlijke e-mailberichten rechtstreeks via Outlook, wat nuttig is voor bulkoutreach of interne communicatie. DocuGenerate heeft geen ingebouwde e-mailbezorging, maar kan worden gecombineerd met e-mailtools via automatiseringsplatforms zoals Zapier, Make, n8n, of Power Automate om hetzelfde resultaat te bereiken als onderdeel van een grotere workflow.

Voorwaarden

Beide tools ondersteunen voorwaardelijke content binnen sjablonen. Word biedt Rules zoals IF...THEN...ELSE, beschikbaar onder Mailings > Rules, waarmee u content kunt tonen of verbergen op basis van veldwaarden. DocuGenerate gebruikt een syntax voor voorwaardelijke tags die rechtstreeks in de sjabloontekst wordt geschreven. Met uitgebreide syntax ingeschakeld, ondersteunt DocuGenerate ook logische expressies, vergelijkingen, en rekenkunde in voorwaarden, wat verder gaat dan de set regels die beschikbaar is in Word.

Afbeeldingen

Word staat dynamische afbeeldingen toe in mail merge, maar de afbeeldingen moeten lokaal zijn opgeslagen op de machine die de samenvoeging uitvoert en worden geconfigureerd via veldcodes, wat de installatie moeilijk maakt om te reproduceren of te automatiseren. DocuGenerate ondersteunt afbeeldingen die worden verwezen via URL of Base64, wat betrouwbaar werkt in cloudgebaseerde workflows waar afbeeldingen extern worden gehost. U kunt ook de afmetingen van afbeeldingen rechtstreeks in de merge-tag beheren met het filter size, waardoor lay-outcontrole eenvoudig wordt zonder de documentstructuur aan te raken.

QR-Codes en Barcodes

Word ondersteunt barcodes en QR-codes via de veldcodes MergeBarCode en DisplayBarcode, hoewel de syntax niet eenvoudig is en de mogelijkheden voor visuele aanpassing beperkt zijn. DocuGenerate heeft een speciale syntax voor QR-codes en barcodes die elke veldwaarde omzet in een QR-code of barcode met configureerbare afmetingen, kleuren, en opmaak, rechtstreeks vanuit de merge-tag.

PDF Toevoegen

Word ondersteunt van nature niet het toevoegen van aanvullende PDF-content aan een samengevoegd uitvoerbestand. Met DocuGenerate kunt u een statisch PDF-bestand toevoegen aan het einde van elk gegenereerd document, wat nuttig is voor contracten die standaardvoorwaarden, juridische kennisgevingen, of vaste bijlagen moeten bevatten als onderdeel van elke uitvoer.

Conclusie

Voor teams die volledig binnen de Microsoft 365-desktopomgeving werken en samengevoegde documenten moeten produceren zonder externe systemen te betrekken, dekt de ingebouwde mail merge van Word de basis goed af. Het verzorgt veldvervanging, voorwaardelijke regels, en directe e-mailbezorging via Outlook, allemaal zonder een aparte tool nodig te hebben.

DocuGenerate is een betere keuze wanneer documentgeneratie deel moet uitmaken van een grotere workflow. De API maakt het bruikbaar vanuit automatiseringsplatforms, backend-systemen, en no-code tools, en functies zoals PDF-uitvoer, dynamische bestandsnamen, en het toevoegen van PDF’s dekken scenario’s die mail merge in Word niet van nature kan afhandelen. Voor teams die al Word gebruiken om sjablonen te ontwerpen, is de overgang minimaal, omdat de sjablonen hetzelfde formaat hebben.

De keuze tussen de twee hangt af van waar de generatiestap zich bevindt in uw proces. Als het een eenmalige taak is die op een desktop wordt uitgevoerd, is Word al beschikbaar en voldoende. Als het een terugkerende, geautomatiseerde stap is in een bedrijfsworkflow, biedt een speciale tool zoals DocuGenerate de flexibiliteit om documentgeneratie te koppelen aan uw bestaande systemen.

Bronnen

• Het Word-sjabloon Employment Contract.docx dat in dit artikel is gebruikt.
• Het voorbeeld-databestand Employment Contract.xlsx.
• De samengevoegde uitvoer Employment Contract Merged.docx uit Word.
• Het bestand Employment Contracts.zip met dynamische bestandsnamen uit DocuGenerate.
• De documentatie van Microsoft over mail merge voor brieven en bulkdocumenten.
• De gids van Microsoft over het gebruik van een Excel-spreadsheet als gegevensbron voor mail merge.

Mail merge is the process of combining a document template with a data source to produce multiple personalized documents in one operation. It is commonly used for contracts, offer letters, invoices, certificates, and any other document where the overall structure stays the same but specific fields change per recipient or record. Microsoft Word has included mail merge as a built-in feature for decades, making it a familiar starting point for many teams already working in the Microsoft 365 ecosystem. Dedicated document generation platforms like DocuGenerate approach the same problem differently: cloud-based processing, a REST API, and a set of template features that extend well beyond what Word supports natively.

In this article, we evaluate both approaches using the same template and data file so the results are directly comparable. We walk through each workflow from start to finish, then examine how the two tools handle specific features including output formats, bulk generation, dynamic filenames, conditional content, images, and QR codes. The goal is not to pick a universal winner but to give you a clear picture of where each tool fits so you can choose the right one for your workflow.

The Sample Files

To keep the comparison grounded, both workflows in this article use the same two files. The template is the Employment Contract.docx Word document from our Template Library. It contains merge fields for employee details, contract dates, compensation, and other standard contract terms.

The data source is the matching Employment Contract.xlsx spreadsheet, where each row represents one employee and the column headers correspond exactly to the merge field names in the template.

One thing to note is that the column names in the spreadsheet must match the merge tag names in the template exactly for either tool to work correctly. This is a requirement shared by both Word and DocuGenerate, and it applies regardless of which delimiter format is used.

Mail Merge in Microsoft Word

Word’s mail merge is accessible from the Mailings tab, which provides a structured workflow for connecting a template to a data source, inserting fields, previewing the output, and completing the merge. All of this happens locally within the Word application.

Connecting the Excel Data Source

To begin a mail merge, open the Employment Contract template in Word and navigate to Mailings > Select Recipients > Use an Existing List. Word will prompt you to select a file. After selecting Employment Contract.xlsx, a dialog appears asking you to choose which sheet to use as the data source, which is useful when your workbook contains multiple tabs.

With the data source connected, Word reads the column headers and makes them available as merge fields throughout the session. You can also open Edit Recipient List to filter records, sort them, or exclude specific rows before running the merge.

One thing to be aware of: when saving the Word template after connecting it to an Excel file, it stores the path to that file inside the document. If the Excel file is later moved, renamed, or deleted, reopening the template will trigger an error saying “Word cannot find its data source”. It will then prompt you to locate the file again or remove the data source link entirely. This linking behavior means the template and data file need to stay in sync, which can become a maintenance concern when sharing templates across a team.

Inserting the Merge Fields

Once the data source is connected, you can place merge fields anywhere in the template using Mailings > Insert Merge Field. Word wraps each field in its fixed «Field_Name» delimiter format, using guillemet characters that are inserted through the interface rather than typed directly. This delimiter format is not configurable: all Word mail merge fields use «» and cannot be changed to another character pair.

Note that Word replaces the spaces in the column names with underscores when creating the field names for the merge. So the column named Contract Date in the spreadsheet becomes «Contract_Date» in the merge field list. This works fine in Word, but it’s useful to keep that in mind if you want to use the same template in DocuGenerate, for example, because the column names in Excel will no longer match the merge tags exactly.

Previewing the Results

The Preview Results button on the Mailings tab replaces each merge field with the corresponding value from the first row of data. Navigation arrows let you step through the remaining records to spot-check the output before committing to the full merge. This instant preview is one of Word’s most useful features for template development.

Completing the Merge

With the template verified, Finish & Merge offers three options: edit the merged documents in a new Word file, send directly to a printer, or send as individual email messages via Outlook. Selecting Edit Individual Documents produces a single Word file where each merged record is separated by a page break.

You can download a copy of the merged document to see what the output looks like. To get a PDF, you need to save or export that file manually after it was generated.

Word does not generate individual files per record as part of the merge process. The entire workflow is desktop-only: there is no API, no cloud processing, and no way to trigger a mail merge programmatically from another application.

Mail Merge in DocuGenerate

DocuGenerate is a cloud-based document generation platform that works from a web app and a REST API. The template remains a standard DOCX file, so you can design and edit it in Word as usual. The generation step happens in the cloud and produces the final document without requiring any local software beyond a browser or an HTTP client.

Setting Up the Template

To get started, upload the Employment Contract template from the New Template page in the web app. DocuGenerate reads the merge tags from the document and uses them as the fields to populate at generation time.

The merge tags can use square brackets [] as delimiters, but it’s also possible to customize the delimiters to any character pair you prefer, including the Word-style «» guillemets if you want to reuse an existing Word mail merge template without modifying it.

Generating from Excel

To generate documents from Excel, click New Document on the template, choose the Excel or CSV file option, and upload Employment Contract.xlsx. DocuGenerate detects the sheets in the workbook and lets you choose which one to use. As with Word, the column names in the spreadsheet must match the merge tag names in the template exactly for the generation to succeed.

From the Data Items section, you can select which records to use for the merge by clicking on them. By default, all the records in the spreadsheet are used for generating the documents.

The merge export format can be a Word document, matching Word’s native output, or a PDF generated directly in the cloud. For multiple records, you can either combine all documents into a single file (see Employment Contracts.docx for an example) or download them as separate files grouped in a ZIP archive (see Employment Contracts.zip).

Generating via the API

DocuGenerate also exposes an API that lets you trigger document generation from any external system. When generating from an Excel file via the API, you pass the file as a parameter, and optionally the sheet parameter to specify which tab to use. While the web app supports row range selection, the API processes all rows in the selected sheet by default. This makes it possible to integrate document generation into automation workflows and back-end applications that need to produce documents automatically.

Feature Comparison

With both workflows covered, here is a closer look at how Word and DocuGenerate handle specific features that matter most in document generation workflows. You can click on each feature in the table below to jump directly to its details.

Delimiters

Word requires the «» guillemet characters as merge field delimiters. These are inserted through the Word interface and cannot be typed or changed to another format. DocuGenerate lets you set any delimiters in the template settings, making it easy to migrate an existing Word template or match a format your team already uses.

Preview

Word’s Preview Results button shows the populated document instantly, which makes it easy to iterate on the template during development without generating a file every time. DocuGenerate does not have an equivalent in-app preview. To see the output, you generate a document. For templates under active development, this adds a small feedback loop compared to Word, though the generated file is typically available in a few seconds.

PDF export

Word’s mail merge produces a Word document as its primary output. Converting to PDF requires saving or exporting the file separately, and the process does not create individual PDF files per record automatically. DocuGenerate can generate both DOCX and PDF output directly.

Bulk Generation

Both tools support generating multiple documents from a spreadsheet in one pass. Word assembles all merged records into a single Word file with page breaks between records. DocuGenerate gives you more control: you can combine all documents into a single output file or produce individual files grouped in a ZIP archive.

Dynamic Filenames

Word does not support dynamic filenames for merged output. DocuGenerate lets you use merge tags in the document name, so each generated file can be named using values from the data row, such as the employee’s full name or contract start date. This makes the output immediately organized without any manual renaming after the merge.

API Access

Word mail merge has no API and cannot be triggered from outside the Word application. DocuGenerate provides a REST API that integrates with external systems, making it possible to generate documents programmatically as part of a back-end application, or an automation platform.

Email Delivery

Word supports sending merged documents as individual email messages directly through Outlook, which is useful for bulk outreach or internal communications. DocuGenerate does not have built-in email delivery, but it can be combined with email tools through automation platforms like Zapier, Make, n8n, or Power Automate to achieve the same result as part of a larger workflow.

Conditions

Both tools support conditional content inside templates. Word provides Rules such as IF...THEN...ELSE, available under Mailings > Rules, which let you show or hide content based on field values. DocuGenerate uses a condition tag syntax written directly in the template body. With enhanced syntax enabled, DocuGenerate also supports logical expressions, comparisons, and arithmetic in conditions, which goes beyond the rule set available in Word.

Images

Word allows dynamic images in mail merge, but the images must be stored locally on the machine running the merge and configured through field codes, which makes the setup difficult to reproduce or automate. DocuGenerate supports images referenced by URL or Base64, which works reliably in cloud-based workflows where images are hosted externally. You can also control image dimensions directly in the merge tag using the size filter, making layout control straightforward without touching the document structure.

QR Codes and Barcodes

Word supports barcodes and QR codes via the MergeBarCode and DisplayBarcode field codes, though the syntax is not straightforward and visual customization options are limited. DocuGenerate has a dedicated QR code and barcode syntax that converts any field value into a QR code or barcode with configurable dimensions, colors, and formatting directly from the merge tag.

Append PDF

Word does not natively support appending additional PDF content to a merged output file. DocuGenerate lets you append a static PDF file at the end of each generated document, which is useful for contracts that need to include standard terms and conditions, legal notices, or fixed annexes as part of every output.

Conclusion

For teams that work entirely within the Microsoft 365 desktop environment and need to produce merged documents without involving any external systems, Word’s built-in mail merge covers the basics well. It handles field substitution, conditional rules, and direct email delivery through Outlook, all without requiring a separate tool.

DocuGenerate is a better fit when document generation needs to participate in a larger workflow. Its API makes it usable from automation platforms, back-end systems, and no-code tools, and features like PDF output, dynamic filenames, and PDF appending cover scenarios that Word mail merge cannot address natively. For teams already using Word to design templates, the transition is minimal because the templates have the same format.

The choice between the two comes down to where the generation step sits in your process. If it is a one-off task performed on a desktop, Word is already available and sufficient. If it is a recurring, automated step in a business workflow, a dedicated tool like DocuGenerate provides the flexibility to connect document generation to your existing systems.

Resources

• The Employment Contract.docx Word template used in this article.
• The Employment Contract.xlsx sample data file.
• The Employment Contract Merged.docx merged output from Word.
• The Employment Contracts.zip with dynamic filenames from DocuGenerate.
• Microsoft’s documentation on mail merge for letters and bulk documents.
• Microsoft’s guide on using an Excel spreadsheet as a mail merge data source.